Identificatie van de functie

Functiecode : DBB016

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Het onderwerpen van schuldvorderingsdossiers aan een eindcontrole (na verificatie door medewerkers)

teneinde

terugbetalingen van gemaakte kosten al dan niet te laten uitvoeren en deze beslissing te kunnen motiveren

 

Het onderzoeken van vrijstellingsdossiers of deze onderwerpen aan een eindcontrole (na eerste onderzoek door medewerkers)

teneinde

de minister te adviseren werkgevers al dan niet vrij te stellen van hun verplichting in het kader van het startbanenstelsel en dit advies te kunnen motiveren

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

het dragen van de eindverantwoordelijkheid over de beslissing een terugbetaling te laten uitvoeren of over het advies een werkgever een vrijstelling te verlenen in het kader van het startbanenstelsel

teneinde

ervoor te zorgen dat de criteria inzake terugbetalingen en vrijstellingen correct toegepast worden en rechthebbenden krijgen waarop ze recht hebben

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van controle op het nazicht van routineschuldvorderingsdossiers door medewerkers

• het inhoudelijk nazien van moeilijkere schuldvorderingsdossiers

• het uitvoeren van controle op de behandeling van routinevrijstellingsaanvragen door medewerkers

• het behandelen van moeilijkere vrijstellingsaanvragen

• contact houden met externe betrokken instanties (RVA (Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening), beleidscel)

 

Als

beheerder

het uitbouwen van een gegevensrepertorium met betrekking tot terugbetalingen en vrijstellingen

teneinde

de systemen van terugbetalingen en vrijstellingen globaal op te volgen

 

Voorbeelden van taken

• het uitwerken van een databank om dossiergegevens te kunnen beheren en bestuderen

• het maken van rapporten met betrekking tot terugbetalingen en vrijstellingen

 

Als

leidinggevende

het instrueren, coachen en monitoren van medewerkers met betrekking tot de behandeling van terugbetalings- en vrijstellingsdossiers

teneinde

ervoor te zorgen dat de behandeling van deze dossiers vlot en correct verloopt

 

Voorbeelden van taken

• het geven van mondelinge instructies aan medewerkers

• het uitwerken van een schriftelijk vademecum ten behoeve van medewerkers

• het opstellen van modeldocumenten

• het geven van feedback aan medewerkers in verband met behandelde dossiers (goed, fout, …)

 

Als

extern raadgever/adviseur

het informeren van belangstellenden of belanghebbenden en hen adviseren over terugbetalingen en vrijstellingen

teneinde

ervoor te zorgen dat elke belangstellende of belanghebbende correct ingelicht is over de te respecteren criteria en dat op die manier terugbetalings- of vrijstellingsdossiers zo vlot mogelijk behandeld kunnen worden

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van informatieve documenten

• het aanleveren van informatie om via het internet ter beschikking te stellen

• het beantwoorden van schriftelijke of mondelinge vragen om informatie

• fungeren als aanspreekpunt voor alles wat verband houdt met terugbetalings- of vrijstellingsdossiers

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	persoonlijk contact	dagelijks
organisaties/ondernemingen	wetgeving (wet, KB, MB ...	als dossier	ad hoc
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...
	mondelinge vragen	vergadering, stuurgroep ...
		informeel

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
	beslissingen

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het hoofd van de directie (adviseur)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het verspreiden van mondelinge informatie

• het verspreiden van schriftelijke technische of praktische informatie

• de werkwijze en tijdsindeling (binnen de perken van resultaatsverbintenis)

• informele contacten

• de manier van leiding geven aan administratieve medewerkers

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• externe activiteiten, bv. deelname aan informatievergaderingen of voordrachten

• de definitieve versie van documenten vóór verspreiding (imprimatur)

• de verspreiding van eventueel gevoelig materiaal (bv. beleidsopties, ontwerpteksten)

• de definitieve versie van nota's, rapporten, antwoorden op parlementaire vragen

• engagementen die een ingrijpende of permanente wijziging in het functioneren met zich mee kunnen brengen

• officiële contacten of correspondentie die namens de directie gebeuren en haar kunnen verbinden of bezwaren

• de opbouw van het gegevensrepertorium (structuurelementen)

• ingrijpende wijzigingen in de opdracht van de administratieve medewerkers

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

geen eigen budget (onderdeel van werkingskredieten van de algemene directie)

 

Eigen werkbudget

geen

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. betalingsdossiers betreffen een totaal jaarlijks beschikbaar budget van om en bij de 45 miljoen euro

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• regelgeving die de te subsidiëren projecten vastlegt en die de mogelijkheden tot vrijstelling binnen het startbanenstelsel regelt

• jaarlijkse begrotingsbeslissingen en -wetten

• richtlijnen of instructies van de beleidscel en hiërarchie

• procedure- en vormvoorschriften

 

Welke vernieuwingen

• subsidieregels kunnen wijzigen (welke projecten? Hoeveel per project? ...

• spelregels inzake vrijstellingen kunnen wijzigen

• implementatie van nieuwe technieken qua gegevensbeheer (geïnformatiseerde databestanden) en qua informatieverspreiding (internet, e-mail)

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• wijzigingen aan regelgeving

• aanpassingen en verbeteringen, op eigen initiatief, in het gegevens- en informatiebeheer en aan de ter beschikking gestelde informatie

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.