Adviseur beheerscontrole (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : NBB004
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)
Doel van de functie
Ontwikkelen, implementeren en beheren van een geïntegreerd systeem voor beheerscontrole
teneinde
de (financiële / economische) beheerscontrole van alle processen in de overheidsorganisatie mogelijk te maken.
Aanleveren van financiële informatie en adviezen aan het management
teneinde
het management toe te laten de werking van de overheidsinstelling op financieel vlak te evalueren en beslissingen te nemen voor de optimalisering van processen en werkingskosten.
Resultaatgebieden
Alsontwikkelaarevalueren en bijsturen van de bestaande instrumenten voor beheerscontrole en ontwikkelen van nieuwe instrumenten (boordtabellen, risicoanalyse, enz.)
teneinde
de overheidsinstelling via aangepaste instrumenten voor beheerscontrole in staat te stellen tal van (kwantitatieve) parameters op te volgen en de kostenbeheersing te verbeteren
Voorbeelden van taken
- het management en de entiteiten bevragen omtrent de opties en prioriteiten
- nagaan van de aanwezigheid, de werking en de resultaten van de bestaande beheerssystemen
- consistentie creëren in de parameters en de meetwijzen van de bestaande beheerssystemen
- uitwerken en parametreren van nieuwe beheersinstrumenten gebaseerd op gekende systemen (balanced scorecards, analytische boekhouding, …), vaak ondersteund door externe consultants
- opmaken van een rapport/dossier als voorstel voor het management
Alsprojectleiderimplementeren van nieuwe beheersinstrumenten (bv. FEDCOM, prestatiebudget, analytische boekhouding, balanced scorecards, systeem voor interne controle,...) in de overheidsinstelling, of aanbrengen van structurele verbeteringen aan de bestaande systemen
teneinde
een coherente opvolging van diverse beheersparameters over de ganse overheidsinstelling mogelijk te maken
Voorbeelden van taken
- opstellen van een plan van aanpak (doelstelling, stappen, meetpunten, tijdsplanning, de nodige middelen in termen van geld, tijd en mensen)
- dit plan van aanpak verdedigen bij het management
- coördineren, faciliteren en stimuleren van het projectteam, bestaande uit mensen uit de diverse betrokken diensten en eventueel consultants
- opvolgen van de tijdsplanning en de (tussentijdse) resultaten, alsook bijsturen van de planning en/of werkwijze wanneer nodig
- periodiek rapporteren over de werkzaamheden en de resultaten aan het management
Alssysteembeheerderpermanent opvolgen van de werking en het gebruik van het beheerssysteem
teneinde
ervoor te zorgen dat het beheerssysteem optimaal functioneert en de gevraagde beheersparameters volgens de afspraken worden aangeleverd
Voorbeelden van taken
- periodiek controleren van het aanleveren van gegevens, en op de verzamelwijze van deze gegevens (eventueel ter plaatse)
- kritische evaluatie van de bruikbaarheid, de effectiviteit en de geschiktheid van de beheersinstrumenten en de gemeten parameters
Alsanalistverzamelen, verwerken en rapporteren van alle beheersparameters
teneinde
het management te voorzien van de nodige beheersinformatie om de kernprocessen te optimaliseren en een betere kostenbeheersing te realiseren
Voorbeelden van taken
- analyseren van de gemeten parameters, met aandacht voor het realiteitsgehalte ervan
- detecteren van anomalieën, trends,... inzake kostenstructuren en andere beheersmatige gegevens
- formuleren van praktische aanbevelingen ter optimalisering van de beheersprocessen
- rapporteren van bevindingen en aanbevelingen aan het management
Alsbeleidsadviseuradviseren van het centrale en decentrale management inzake beheerscontrole
teneinde
ondersteuning te bieden bij het verzamelen en aanwenden van de beheersinformatie
Voorbeelden van taken
- het directiecomité adviseren omtrent de mogelijkheid tot en het nut van het opvolgen van bepaalde beheersgegevens
- de verschillende entiteiten (directeurs-generaal, diensthoofden, projectverantwoordelijken,...) adviseren bij de implementatie en het gebruik van een beheerssysteem
Alskennisbeheerderopzoeken en onderzoeken van (bij andere overheden) bestaande systemen voor beheerscontrole
teneinde
de eigen kennis van systemen te kunnen aanwenden bij de ontwikkeling van een beheerssysteem
Voorbeelden van taken
- raadplegen van vakliteratuur
- contacten uitbouwen met andere overheden
Alsvertegenwoordigeruitdragen van de visie op beheerscontrole als verbeterinstrument
teneinde
een draagvlak te creëren voor beheerscontrole en tot een zinvolle gegevensopvolging te komen
Voorbeelden van taken
- houden van workshops in de entiteiten, met het management en/of de gegevensverzamelaars
- aanleveren van schriftelijke en mondelinge informatie over het eigen of andere beheerssystemen aan het management en de gebruikers
- deelnemen aan werkgroepen binnen en buiten de overheidsinstelling rond beheerscontrole en verbeterprojecten
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de directeur van de stafdienst Budget en beheerscontrole of hoofd beheerscontrole
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- interne en externe contacten (wie, wanneer, waarover)
- inhoud van rapporten die bestemd zijn voor het management
De functie moet autorisatie vragen voor
- opstart van nieuwe projecten
- deelname aan betalende opleidingen en kennisfora
- samenstelling van het projectteam
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Andere kwantitatieve gegevens
1. als projectleider stuurt de functie vaak verschillende mensen aan (functioneel)
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- reglementering inzake interne controle
- wetgeving op de overheidsopdrachten
- reglementering inzake begroting en boekhouding
Welke vernieuwingen
- ontwikkeling van nieuwe beheersinstrumenten
- continue verbetering van de bestaande systemen
- uitbouw van de tak 'beheerscontrole' van de budgettaire dienst
Gebaseerd op welk referentiekader
- ervaring inzake beheerscontrole en inzake diverse organisatieprocessen
- maturiteit (inzicht in organisaties, processen, prestaties)
|