Identificatie van de functie

Functiecode : NBB003

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Invoeren en verbeteren van beheersinstrumenten (boordtabellen, rapportering over het beheer, analystische boekhouding)

teneinde

het management te ondersteunen bij beheersbeslissingen.

 

Analyseren van de sleutelprocessen van de organisatie en identificeren van de daaraan verbonden risico's

teneinde

verbeteringsvoorstellen te formuleren en de risico’s onder controle te houden.

 

Resultaatgebieden

Als

specialist

invoeren en beheren van een geïntegreerd beheerscontrolesysteem en instaan voor de goede werking van de beheersinstrumenten op basis van de eigen expertise

teneinde

de beheerscontrole van alle processen binnen de organisatie zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen

 

Voorbeelden van taken

• permanent opvolgen van de werking en het gebruik van het beheerssysteem

• instaan voor de invoering en het beheer van de beheersinstrumenten

• instaan voor de coherentie tussen de controleparameters en de meetwijzen van de bestaande beheerssystemen

• kritisch analyseren van het nut en de efficiëntie van de beheersinstrumenten en de gemeten parameters

• verbeteren van de beheersinstrumenten

 

Als

analist

analyseren van de processen van de organisatie en formuleren van verbeteringsvoorstellen

teneinde

het management te voorzien van de nodige beheersinformatie om de essentiële processen te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• beschrijven van de sleutelprocessen

• analyseren van de processen

• identificeren van de kritieke fases van de processen

• formuleren van aanbevelingen aan de deskundige en/of de chef

• implementeren van de verbeteringsvoorstellen

 

Als

intern controleur

identificeren van de risico's die verbonden zijn aan de processen en uitvoeren van verbeteringsacties

teneinde

de risico's van de organisatie te beheren en te zorgen dat ze onder controle zijn

 

Voorbeelden van taken

• controleren of de entiteiten de financiële en administratieve procedures volgen

• vragen van bijkomende informatie

• opsporen van anomalieën en instaan voor de gepaste acties

• rapporteren van anomalieën in een gedetailleerd verslag of contact opnemen met de betrokken instanties

• uitvoeren van corrigerende acties

 

Als

intern raadgever/adviseur

aanleveren van de nodige gegevens aan en informeren van de hiërarchische meerderen en het management over mogelijke risico’s

teneinde

ondersteuning te bieden bij het verwezenlijken van een optimaal financieel beheer

 

Voorbeelden van taken

• de nodige informatie aanleveren over het financieel verkeer, de daarbij betrokken procedures en de controle op het financieel verkeer

• informeren van de hiërarchische meerderen en het management over de risico's inzake het beheer van de boekhoudkundige en budgettaire processen met een impact op de organisatie

• aanleveren van de nodige cijfergegevens

 

Als

projectmedewerker

meewerken aan projecten inzake de implementatie van nieuwe beheersinstrumenten binnen de organisatie of aanbrengen van verbeteringen aan de bestaande systemen

teneinde

een coherente opvolging toe te laten van de verschillende beheersparameters binnen de ganse organisatie

 

Voorbeelden van taken

• mee opstellen van het benaderingsplan

• instaan voor een deel van het project en/of bepaalde taken

• opvolgen van de kalender en de (tussentijdse) resultaten

• voorstellen van verbeteringen

 

Als

coach

adviseren van de teamleden en de nieuwe medewerkers begeleiden

teneinde

hen de risico's binnen de organisatie te leren identificeren en beheren en de controles correct en nauwgezet te leren uitvoeren

 

Voorbeelden van taken

• begeleiden, ondersteunen en stimuleren van de nieuwe medewerkers

• constructieve feedback geven m.b.t. de methodologie

• advies geven m.b.t. het technisch karakter

• doorgeven van de eigen kennis van de materie, de wetgeving, de reglementering en de werkmethodes en -processen
  

• voorstellen van oplossingen voor problemen

 

Als

kennisbeheerder

opzoeken en bestuderen (bij andere organisaties) van bestaande beheerscontrolesystemen en op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen

teneinde

de kennis inzake de materie van zowel de functiehouder als de dienst te actualiseren, uit te breiden en te verdiepen

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan conferenties en vergaderingen

• deelnemen aan informatiesessies in samenwerking met andere organisaties

• deelnemen aan overleg binnen het technische of reglementaire expertisedomein met externe of privé-organen

• raadplegen van gespecialiseerde brochures

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
medewerkers	cijfers, suggesties	schriftelijk, mondeling	dagelijks
management	cijfers, suggesties	schriftelijk, mondeling	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	vergadering, verslagen	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
medewerkers	cijfers, suggesties	schriftelijk, mondeling	dagelijks
management	cijfers, suggesties	schriftelijk, mondeling	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke antwoorden	vergadering, verslagen, nota's	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het hoofd beheerscontrole

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen werkorganisatie

• verstrekken van advies, formuleren van verbeteringsvoorstellen

• controleren van de processen op vraag van de hiërarchische meerdere

• interne en externe contacten

• beheer van complexere taken

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• deelname aan opleidingen

• de inhoud van rapporten voor het management

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• reglementering inzake interne controle

• wetgeving inzake overheidsopdrachten

• reglementering inzake begroting en boekhouding

 

Welke vernieuwingen

• verbeteringsvoorstellen voor beheersinstrumenten

• verbetering van de bestaande systemen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen kennis

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.