Dossierbeheerder protocol (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : BV005
Niveau: C
Functiefamilie : Ondersteuners Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)
Doel van de functie
Verwerken van de dossiers, of bepaalde consecutieve stappen in het beheer van een dossier, met betrekking tot materies die tot het bevoegdheidsdomein behoren van het Protocol (Voorrechten en immuniteiten van mensen met een bevoorrecht statuut, de bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders en het Ceremonieel, de externe veiligheid, het beheer van het Egmontpaleis, het Conferentiecentrum en Hertoginnedal, de adel en de ridderorden)
teneinde
op professionele wijze en binnen de gestelde termijnen diensten te verlenen aan de klanten van het Protocol
Resultaatgebieden
Alsdossierbehandelaar het dossier met betrekking tot materies die tot het bevoegdheidsdomein behoren van het Protocol op georganiseerde wijze beheren en opvolgen
teneinde
de toegang tot de informatie te vergemakkelijken en te structureren en de nodige diensten te verlenen aan de klant.
Voorbeelden van taken
- Een dossier in ontvangst nemen en de volledigheid en correctheid van de informatie verifiëren
- De samenstellende elementen van het dossier ontleden door nog meer onderzoek uit te voeren indien dit nodig blijkt (aanvullende informatieaanvraag, verzoek tot verduidelijking van bepaalde elementen, aanvraag van specifieke documenten, enz.)
- De conformiteit van de gegevens nazien t.o.v. de geldende regelgeving
- De voorziene stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures en voorschriften en de beëindigde dossiers klasseren
Alsgegevens- en/of documentatiebeheerdergegevens in geautomatiseerde bestanden coderen en invoeren
teneinde
de latere benutting van de gegevens te vergemakkelijken en de verdere exploitatie van de gegevens te faciliteren.
Voorbeelden van taken
- Registreren van alle gegevens mbt de voorrechten en immuniteiten in het register van het protocol
- Invullen van boordtabellen en opmaken en afleveren van statistische gegevens
- Opmaken van standaard verbale nota’s, brieven en/of attesten m.b.t. de dossiers van Protocol
- Documenten registreren en beheren in sharepoint
Alsadministratief assistentvan de hiërarchische meerdere(n)
administratieve taken uitvoeren
teneinde
administratieve ondersteuning te geven die hiërarchische meerdere of de dienst toelaat om zijn/haar werkzaamheden te vergemakkelijken.
Voorbeelden van taken
- Ontvangen en verwerken van binnenkomende briefwisseling, informatie verdelen aan de hiërarchische meerdere(n) of aan de andere personeelsleden van de dienst of aan andere departementen
- Opstellen van standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de hiërarchische meerdere (briefwisseling met perfecte lay-out maken, boordtabellen kunnen maken en opvolgen, verzorgd typewerk kunnen afleveren)
- Een geheel van administratieve taken verrichten die verband houden met de opvolging van het secretariaat van het diensthoofd of de dienst (kopieën, opstelling van brieven, klassement,agenda, bezoekers begeleiden,…)
Alspraktische organisatorbijdragen tot de operationele, technische en/of organisatorische activiteiten van sommige evenementen en recepties in het Egmontpaleis, het Conferentiecentrum en Hertoginnedal
teneinde
bij te dragen tot het goede verloop van een evenement wat tevens de positieve uitstraling van het Protocol bevordert.
Voorbeelden van taken
- Bijdragen tot de praktische organisatie van een evenement (diners en recepties, bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders, manifestaties, colloquia,…)
- Administratieve taken uitvoeren voor de hiërarchische meerdere en de hotelmeester (briefwisseling, encoderen, klassement, stockbeheer, informatie opvragen en doorgeven,…)
- Bezoekers onthalen en begeleiden tijdens het evenement
- Controle uitvoeren op de installaties vóór en tijdens het evenement
Alsonthaalmedewerker bezoekers ontvangen en begeleiden naar de juiste bestemming of de nodige documenten ter beschikking stellen (ambassadeurs, diplomatiek personeel, personen van andere overheidsorganisaties, privé personen die een evenement wensen te organiseren,..;)
teneinde
bij te dragen bij het professioneel imago dat het Protocol uitstraalt
Voorbeelden van taken
- Doorverwijzen naar deskundige personen of diensten
- Verschaffen van documenten/brochures
AlscontactpersoonVragen van (interne of externe) klanten beantwoorden en complexe vragen doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen of diensten
teneinde
de klanten maximaal te ondersteunen in het vinden van een antwoord op hun vraag
Voorbeelden van taken
- Eenvoudige en/of routinematige vragen beantwoorden van klanten hetzij persoonlijk hetzij telefonisch hetzij via mail
- Opvragen van de nodige informatie en/of nakijken van documenten om de klant verder te kunnen helpen
- Concrete vragen beantwoorden in verband met de werkwijze, timing, gebruikte instrumenten
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
de hiërarchische oversten (de Protocolchef, het diensthoofd, de functionele chef)
|
Algemene informatie mbt de te behandelen materie (inhoudelijke aspecten, instructies , te volgen procedures, timings,…) Specifieke informatie die dossiergebonden is
|
mondeling, schriftelijk per mail
|
dagelijks
|
De in België gevestig-de diplomatieke zendingen, de consulaire posten en de internationale organisaties
|
Specifieke informatie en vragen mbt de verschillende protocollaire materies, het melden van specifieke problemen,
|
Verbale nota, per brief, per mail, telefoon, mondeling
|
dagelijks
|
Derden (andere FOD’s, externe organisaties, privé organisaties)
|
Specifieke informatie en/of vragen mbt de te behandelen materie
|
Per brief, per formulier, per mail, per fax, mondeling
|
dagelijks
|
Belgische posten
|
Specifieke vragen mbt diplomatieke missies, personeel van diplomatiek missies, specifieke protocol-materies
|
Per mail, per brief, per diplomatiek tas
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
De hiërarchische oversten (de Protocolchef, de diensthoofden, de functionele chef)
|
specifieke informatie m.b.t. de te behandelen materie (stand van zaken van de dossiers, antwoorden op bepaalde vragen,….
|
mondeling, schriftelijk, per mail
|
dagelijks
|
De in België gevestig-de diplomatieke zendingen, de consulaire posten en de internationale organisaties
|
Verlenen van de gevraagde diensten (id kaarten, CD nummer-platen, rijbewijzen, fiscale attesten, , programma’s samenstellen voor Vip bezoeken, tafelplannen maken, samenstelling escortes, vip salon aanvragen, wapenvergunningen aanvragen,.administratieve v
|
Verbale nota, per brief per mail, telefoon, mondeling
|
dagelijks
|
Derden (andere FOD’s, parketten, externe organisaties, privé organisaties)
|
gegevens verstrekken, diensten verlenen die verband houden met protocollaire materies (informatie mbt de bezoeken van Vip’s, info naar gemeenten i.v.m. id kaarten, offertes beantwoorden i.v.m. evenementen, informatie geven of opvragen bij parketten i.v.m
|
Per brief, per formulier, per mail, per fax, mondeling
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
functionele chef en diensthoofd
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- mondeling en telefonisch beantwoorden van eenvoudige vragen
- beoordeling van de vragen en doorschakeling naar de juiste persoon
- validatie van voorgelegde documenten
De functie moet autorisatie vragen voor
- Alles wat afwijkt van de normale procedures en specifieke richtlijnen waarbinnen de medewerkers hun taken uitoefenen
- Het verstrekken van zeer specifieke/gespecialiseerde informatie aan de klanten van het Protocol
- Wijzigingen mbt de interne organisatie van het werk
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Niet relevant
Eigen werkbudget
Niet relevant
Andere kwantitatieve gegevens
1. Niet relevant
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Circulaire nota’s met betrekking tot de protocollaire materies, concrete instructies van de hiërarchische meerdere(n).
Welke vernieuwingen
- Individuele suggesties m.b.t. het uitvoeren van de functie
- Voorstellen tot verbetering van praktische, organisatorische en kostenbesparende aangelegenheden
Gebaseerd op welk referentiekader
- De werking van het Protocol
- Conventies van Wenen van 1961 en 1963 inzake diplomatiek en consulair verkeer
|