Identificatie van de functie

Functiecode : PO002

Niveau: C

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Zorgen voor de administratieve follow-up van de dossiers met betrekking tot de administratieve zaken van het personeel (In & Out, gecertificeerde opleidingen, jaarlijks vakantieverlof/moederschapsverlof/vaderschapsverlof, arbeidsongevallen, deeltijds werken, pensioneringen) overeenkomstig de statuten van het statutair en contractueel personeel en met inachtneming van het arbeidsreglement

teneinde

de RIZIV-medewerkers een snelle en correcte dienstverlening te bieden en vragen van buitenaf op een gepaste manier te beantwoorden.

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

behandelen en beheren van de dossiers van het personeel, met inachtneming van de geldende reglementering

teneinde

snel en efficiënt te reageren op problemen/wijzigingen in verband met de individuele dossiers

 

Voorbeelden van taken

• De dossierstukken ontvangen en nalezen en het dossier vervolledigen met de stukken die worden voorgeschreven door de reglementering/procedure (vraag om bijkomende informatie, vraag om verduidelijking van bepaalde gegevens, vraag om welbepaalde documenten te bezorgen, ….);

• De dossiers die nog (intern of bij derde instellingen) in behandeling zijn, volgen en nemen van de juiste maatregelen in functie van de procedure of de regelgeving (voorbeeld: weigering van verlofdagen in functie van de regelgeving)

• Contact opnemen met de externe instellingen (Medex, Ethias, Pensioenencommissie, ziekenfondsen) om van hen de nodige gegevens/antwoorden te verkrijgen met betrekking tot de dossiers van het personeel;

• Contact opnemen met de medewerkers om hen te informeren over de procedures die zij in hun specifieke situatie moeten volgen;

• Het dossier voorbereiden voor de instantie die beslissingsbevoegdheid heeft.

 

Als

administratief medewerker

uitvoeren van een reeks administratieve taken volgens de geldende procedures

teneinde

te zorgen voor een optimale behandeling van de dossiers

 

Voorbeelden van taken

• De gegevens invoeren of de nodige wijzigingen aanbrengen in de gegevensbanken/aangepaste softwareprogramma’s, de gegevens met betrekking tot het personeel up to date houden;

• De briefwisseling beheren;

• Typebrieven, documenten, getuigschriften of besluiten opstellen;

• De dossiers/documenten op een gepaste manier klasseren (fysiek of elektronisch).

 

Als

interne contactpersoon

beantwoorden van de vragen van de personeelsleden en hun de nodige informatie in verband met hun dossier verschaffen

teneinde

hun pertinente en reglementair correcte informatie te bezorgen

 

Voorbeelden van taken

• Vragen met betrekking tot concrete individuele dossiers beantwoorden;

• Het personeel op de hoogte brengen van wijzigingen inzake procedures of reglementering die gevolgen hebben voor hun dossier.

 

Als

specialist

Regelmatig opfrissen en actualiseren van de kennis inzake reglementering/wetgeving en van de ad-hocprocedures

teneinde

gebruik te kunnen maken van zijn expertise bij de behandeling van de personeelsdossiers en op die manier een kwaliteitsvolle dienstverlening te bieden

 

Voorbeelden van taken

• Op de hoogte blijven van de evoluties op het vlak van reglementering/wetgeving en procedures;

• Opleidingen met betrekking tot zijn expertisedomein volgen.

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Management	Vragen van derden, dossiers	Persoonlijk contact, mail	dagelijks
Externe diensten	Vragen, dossiers	Mail, documenten	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Management	Inlichtingen, vragen	Mail, documenten	dagelijks
Externe diensten	Inlichtingen, vragen	Mail, documenten	dagelijks
Personeel	Inlichtingen	Mail, telefonisch	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de verantwoordelijke van de administratieve cel van de Personeelsadministratie

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de organisatie van het eigen werk, met inachtneming van de in de reglementering/procedure vastgestelde termijnen

• Voorstel van beslissing in dossiers volgens de geldende reglementering

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het beheer van complexe dossiers;

• de behandeling van vragen die de toepassing van de reglementering overstijgen.

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

NVT

 

Eigen werkbudget

NVT

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. NVT

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• geldende reglementering;

• interne procedures;

• regels die zijn uitgevaardigd door het Algemeen Beheerscomité.

 

Welke vernieuwingen

• bijsturen van de interne procedures

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen ervaring;

• diverse opleidingen.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.