Identificatie van de functie

Functiecode : BB003

Niveau: C

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Beheren, analyseren en controleren van alle boekhoudkundige gegevens en bewegingen verricht op de Belgische diplomatieke en consulaire posten in het buitenland

teneinde

de uitgaven correct en optimaal aan te kunnen rekenen en de normale werking van de posten te verzekeren door periodieke terugstortingen van hun uitgaven.

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

Op nauwkeurige en methodische wijze, de boekhoudkundige en budgettaire documenten beheren en controleren

teneinde

de werking van de diplomatieke posten te verzekeren door periodieke terugstortingen.

 

Voorbeelden van taken

• Klaarmaken van transferten voor de post

• Controle van de beschikbare fondsen ( kas en bank )

• Consultatie van de consulaire applicatie waarin alle consulaire taken en produkten (afgifte visa, paspoorten,……) van de posten ( consunet ) en ere- posten (consuweb ) in zit vervat alsmede de financiële stromen ( consulaire taksen en produktiekosten) die hieraan verbonden zijn

 

Als

dossierbeheerder

Op nauwkeurige en regelmatige manier de boekhoudkundige stukken controleren

teneinde

een correcte uitvoering van de instructies gegeven door de verschillende diensten mogelijk te maken

 

Voorbeelden van taken

• Consultatie in Logistics uitvoeren ( applicatie die alle toelatingsaanvragen van al de posten voor al de diensten op de FOD groepeert, opvolgt en beheert )

• Toelatingen van de kredietbeherende diensten en de uitvoering ervan controleren en desgevallend aanpassen

 

Als

dossierbeheerder

De budgettaire roosters opmaken

teneinde

een vlugge en correcte aanrekening van de verrichtte uitgaven op post te verzekeren.

 

Voorbeelden van taken

• Consultatie in Fedcom (het federale boekhoudsysteem gebaseerd op SAP)

• Aanpassingen van PO (Purchase Order)

 

Als

dossierbeheerder

Controleren en opvolgen van de budgettaire jaarlijkse enveloppen gegeven aan een individuele post

teneinde

te kunnen zorgen voor een tijdige signalering aan de betrokken actoren van nakende overschrijdingen.

 

Voorbeelden van taken

• Consultatie van budget.net ( het specifieke budgettaire luik die per post en per type budget een overzicht geeft van de budgetten,de uitgaven,de saldi, de budgettaire herzieningen en de justificaties vanwege de post en het departement)

• Nakijken van de jaarlijkse budgettaire enveloppen in het kader van de beheersautonomie

• Consultatie Per All ( personeelsdatabank)

 

Als

geschilbeheerder

de eenvoudige en/of gebruikelijke klachten en geschillen op een snelle en doeltreffende wijze behandelen

teneinde

aan de klant een gerechtvaardigde oplossing aan te reiken

 

Voorbeelden van taken

• De aard van het geschil en /of klacht ontvangen, bestuderen

• Aanvullende informatie vergaren: contact opnemen met de betrokken personen, de motieven ontleden,….

• Een raadgeving of een voorstel opstellen

• Betrokken partijen inlichten over de stand van zaken

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Diensthoofd en adjunct(en) diensthoofd B&B 4 – Beheerscontrole van de Posten

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.