Identificatie van de functie

Functiecode : DCO100

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Coördineren, superviseren en beheren van de activiteiten van de dienst belast met het verzekeren van het beheer van de archivering en de toegankelijkheid tot documenten met een historische waarde die door de interne diensten van de FOD, de diplomatieke posten en de Belgische consuls in het Buitenland zijn geproduceerd

teneinde

de informatie ter beschikking te stellen die noodzakelijk is voor de medewerkers van de FOD of de organisatie, voor externe gebruikers of voor het management.

 

Resultaatgebieden

Als

deskundige archivaris

ontwikkelen van een archiveringsbeleid om de bewaring van de documentatie met historische waarde geproduceerd door de medewerkers interne diensten en posten in het buitenland) van de FOD Buitenlandse Zaken) te waarborgen

teneinde

te kunnen beschikken over een performant systeem van archivering en te beantwoorden aan de specifieke noden van Buitenlandse Zaken in het licht van de ter beschikkingstelling van de archivieven aan de medewerkers zodat zij zich op bruikbare en correcte documenten kunnen baseren

 

Voorbeelden van taken

• zich permanent informeren omtrent de systemen en technieken van archivering met als doel een adequate ondersteuning te garanderen bij het gebruik van alle informatie (dvd, papier, cd-rom, enz.)

• zorgen voor de bewaring en het onderhoud van deze informatie

• moderne technieken voor de bewaring van de documentatie voorstellen

• uitbouwen van een archiefstructuur en functioneel uitbouwen van de dienst in overeenstemming met het archiefbeleid

 

Als

deskundige

deelnemen aan vergaderingen van de diplomatieke commissie

teneinde

vast te stellen welke documenten van 30 tot 50 jaar oud kunnen worden toegankelijk gesteld voor het publiek

 

Voorbeelden van taken

• wetenschappelijke opzoekingswerken

• analyseren van het vertrouwelijkheidsniveau van de documenten

• analyseren van de historische waarde van de documenten

• beslissingen nemen wat bertreft de ter beschikkingstelling van de documenten

 

Als

verantwoordelijke

coördineren van de activiteiten van de medewerkers van de verschillende archiveringsdiensten

teneinde

de doeltreffendheid van de archivering en van het documentbeheer te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• verdelen van het werk onder de medewerkers van de diensten

• de taken coördineren en de efficiëntie van het werk verhogen

• zorgen voor feedback over de uitvoering van het beleid en maken van een evaluatie van de werking van de dienst

• vastleggen van een coherent beleidsontwerp met betrekking tot de archiefstructuur, de archiefinfrastructuur, het dynamisch documentbeheer, de archiefselectie, de ontsluiting van het archief, enz.

• het beleidsontwerp ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur, aan de archivaris

 

Als

coach

aansturen, begeleiden en motiveren van de medewerkers

teneinde

een efficiënte en optimale dienstverlening te verzekeren door de opvolging en ontwikkeling van elke medewerker

 

Voorbeelden van taken

• begeleiden van de personeelsleden in de uitbouw van hun carrière

• stimuleren van de medewerkers via gerichte gesprekken

• bevorderen van de interdepartementale uitwisselingen en verzorgen van een kwalitatieve communicatie en informatiestroom

• realiseren van een optimaal werkklimaat

• opvolgen en bijsturen van de medewerkers

 

Als

informatiebeheerder

waarborgen dat alle pertinente informatie voor de FOD Buitenlandse Zaken geklasseerd en geïnventariseerd wordt

teneinde

deze beschikbaar en toegankelijk te maken voor de gebruiker

 

Voorbeelden van taken

• rangschikken van de relevante informatie

• beheren van de verschillende databanken

• aanbrengen van verbeteringen in de manier van documenteren en rangschikken

• inrichten van de leeszaal

• laten coderen van de gegevens en nakijken van de ingevoerde gegevens

 

Als

kennisbeheerder

verwerven en onderhouden van actuele kennis in de behandelde domeinen

teneinde

afstemming te garanderen van de dienstverlening op actuele ontwikkelingen wat betreft de geleverde informatie

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan interbibliothecaire vergaderingen en aan werkgroepen

• opvolgen van de informaticaontwikkelingen inzake het beheer van informatie

• analyseren van de literatuur en de verschillende media

• bestuderen en beheren van de geschikte documentatie

• samenwerken met andere diensten binnen en buiten de organisatie

 

Als

opleider

sensibiliseren en opleiden van de medewerkers voor de behandeling en de bewaring van de documenten

teneinde

een eenduidige en adequate archiveringsmethode mogelijk te maken en zo de duurzaamheid van de informatie te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• opleiden over de middelen voor het behoud (bv. zuurvrij karton)

• sensibilisering voor de uitrusting van de archiveringsruimtes

• identificeren van de opleidingsbehoeften

 

Als

adviseur

formuleren van advies en aanbevelingen voor het management over informatiemiddelen en -dragers voor bewaring

teneinde

een optimale dienstverlening te waarborgen wat betreft het ter beschikking stellen van informatie

 

Voorbeelden van taken

• samenwerken met de informatica-afdelingen om geschikte programma's te ontwikkelen

• adviseren van de verantwoordelijken bij de automatisering van de toegang tot de informatie

• adviseren van de verantwoordelijken betreffende de dragers voor de verspreiding van de informatie

• verlenen van advies over relevante aankopen

• behandelen van opzoekingsaanvragen (per post, e-mail, enz.)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	schriftelijke en mondelinge vragen	per brief, e-mail	wekelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten	per brief, e-mail, formele afpraak, in de vorm van een dossier	dagelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten	per brief, e-mail, formele afspraak	dagelijks
collega's	schriftelijke en mondelinge vragen, studiemateriaal, studierapporten	louter informeel, per brief, e-mail	dagelijks
organisaties/ondernemingen	wetgeving (wet, KB, MB,...)	vergadering, stuurgroep	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
particulieren/burgers	schriftelijke en mondelinge adviezen, studiemateriaal, studierapporten	per brief, e-mail, in de vorm van een dossier	dagelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke en mondelinge adviezen, studiemateriaal, studierapporten	per brief, e-mail, in de vorm van een dossier	wekelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke en mondelinge adviezen, studiemateriaal, studierapporten	per brief, e-mail, in de vorm van een dossier	dagelijks
collega's	schriftelijke en mondelinge adviezen, studiemateriaal, studierapporten	per brief, e-mail, in de vorm van een dossier	dagelijks
andere overheden

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

directeur van de directie Pers en communicatie

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de verschillende diensten van de archieven organiseren en coördineren

• de praktische en strategische doelstellingen van de diensten van de archieven bepalen

• eigen organisatie van het werk

• verdeling van de taken onder de medewerkers en stellen van prioriteiten

• keuze van de middelen voor de bewaring van informatie

• keuze van de documenten die in het archief opgenomen moeten worden

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• budgettaire uitgaven

• deelname aan externe colloquia

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

geen

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• interne richtlijnen over de duur van de bewaring van de archieven

• copyright

• interne reglementen aangaande de toegankelijkheid van de documenten

 

Welke vernieuwingen

• als deskundige, voorstellen tot gebruik van nieuwe nieuwe coderings- en bewaringstechnieken (digitaal, fotografie) indienen teneinde de beste dienst aan de klanten te verlenen

• vernieuwing inzake de inrichting van de archieven (geschikte lokalen)

• aanpassingen aan de interne regelgeving van toegankelijkheid van de documenten en boeken voorstellen teneinde ze te beschermen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• persoonlijke opleiding

• nationale en internationale uitwisselingen

• gespecialiseerde brochures

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.