Identificatie van de functie

Functiecode : DBB014

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Het opvolgen van de regelgeving inzake overheidsopdrachten en overheidsfinanciën

teneinde

te waken over de goede toepassing ervan binnen de financiële en administratieve opvolging van de O&O-programma's (Organisatie en Ontwikkeling).

 

Inhoudelijke en organisatorische ondersteuning bieden

teneinde

de adviseur contractbeheer bij te staan in de uitvoering van zijn of haar taken.

 

Resultaatgebieden

Als

coach

begeleiden van de attachés contractbeheer

teneinde

hen te motiveren, hun kennisniveau te verhogen en hun snelle integratie in de werkomgeving te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• coördinatie en aansturing van het beheer van meerdere programma's binnen bepaalde onderzoeksdomeinen of programmatypes

• aansturen en coördineren van de werkzaamheden van contract- en programmabeheerder

• informatie en werkervaring doorgeven

• procedures aanleren

 

Als

contractbeheerder

bijdragen aan de voorbereiding van complexe contracten en bijstand verlenen bij de afwikkeling van overheidsopdrachten

teneinde

de administratieve en financiële voorschriften inzake onderzoekcontracten te harmoniseren

 

Voorbeelden van taken

• hulp verlenen bij het opstellen van een complex contract en aanhangsels

• het nalezen van nieuwe contracten en bijlagen, het controleren en paraferen van de begrotingstabel

• assisteren bij het opstellen of zelf opstellen van een bestek voor een overheidsopdracht, zorgen voor de correcte publicatie en assisteren bij de selectie

• het opmaken van meerjarenramingen voor de onderzoeksprogramma's bij de opstelling van de begroting en bij de begrotingscontrole

• het onderhouden van contacten met de bevoegde instanties (bv. inspecteur van financiën, ...)

 

Als

contractbeheerder

het opvolgen van de financiële en administratieve aspecten van complexe O&O-contracten

teneinde

ervoor te zorgen dat de rechthebbenden de bedragen die hen verschuldigd zijn op het juiste moment ontvangen en dat de budgettaire doelstellingen worden bereikt

 

Voorbeelden van taken

• het behandelen van aanvragen tot vastlegging van kredieten

• het bijhouden van een klassement per contract, het opstellen van briefwisseling

• het bijhouden van de tabellen voor het financieel beheer van de contracten, het invoeren van gegevens

• het behandelen van vragen om voorschotten en schuldvorderingsdossiers

• het behandelen van aanvragen voor budgetaanpassingen, het opmaken van aanhangsels bij de contracten

 

Als

controleur

het controleren van de uitgaven van het onderzoek

teneinde

na te gaan of de toegewezen middelen op een correcte wijze worden aangewend

 

Voorbeelden van taken

• het controleren van de verantwoordingsstukken

• nagaan of de reglementering en contractuele voorschriften correct worden toegepast

• het opsporen van problemen en mogelijke fouten in het dossier

• het controleren van de overeenstemming tussen de gegevens van de secties Begroting en Boekhouding met de eigen gegevens

 

Als

adviseur

een antwoord bieden op vragen van derden en van programmabeheerders en het bieden van technische raadgevingen met betrekking tot financiële en begrotingsaangelegenheden

teneinde

zijn/haar deskundigheid te doen benutten en over te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het adviseren van programmabeheerders over financiële en begrotingsaangelegenheden

• het informeren en adviseren van de rechthebbenden (bv. inzake de uitbetalingen, …)

• het geven van advies, het formuleren van een voorstel voor dossiers die een specifiek probleem geven

• deelnemen aan interne werkgroepen

 

Als

assistent van de adviseur

de adviseur contractbeheer ondersteuning bieden op inhoudelijk en organisatorisch vlak

teneinde

zijn/haar taakuitvoering efficiënt te doen verlopen met het oog op de realisatie van de doelstellingen van de dienst

 

Voorbeelden van taken

• ontwikkelen, in samenwerking met de adviseur, van algemene processen/ procedures met betrekking tot administratief en financieel beheer van de onderzoeksprogramma's

• de noodzakelijke contacten onderhouden met, zowel interne (hiërarchische meerderen van de financiële dienst of de programmabeheerders), als externe betrokken instanties (de universitaire instituten, de onderzoekscentra) om de verbetering en de correcte toepassing van juridische en administratieve bepalingen van deze onderzoekscontracten te verzekeren

• vertegenwoordiging van de afdeling op het niveau van algemeen financieel beheer van de onderzoeksprogramma's en de contacten met de (financieel) directeur van de onderzoeksinstelling

• verslag uitbrengen aan de hiërarchische meerderen van de financiële dienst, die collegiaal beslissen over de opvolging van diverse posities (met betrekking tot de toepassing van de reglementering inzake onderzoekscontracten)

• contactpersoon, samen met de adviseur, in het kader van de controle-instanties (Inspectie van Financiën, Rekenhof)

 

Als

kennisbeheerder

zich op de hoogte houden van de rechtspraak, de wetgeving en de budgettaire en boekhoudkundige regelgeving, van de wetgeving en de regelgeving over de overheidsopdrachten en van de ministeriële besluiten

teneinde

pertinente en relevante informatie te leveren

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen van de wet- en regelgeving

• het volgen van de ontwikkeling van de informatica in de sector

• zelfstudie, het lezen van vakliteratuur

• deelnemen aan specifieke opleidingen en seminaries

• het verschaffen van informatie aan de betrokken personen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
hoofd contractbeheerders	wetgeving, beslissingen	pers, nota, e-mail, vergad	dagelijks
programmabeheerders	beslissingen	persoonlijk contact, e-mail	dagelijks
promotoren	schrift. & mond. vragen	als dossier, brief, e-mail	dagelijks
financiële diensten FWI	schrift. & mond. vragen	als dossier, brief, e-mail	dagelijks
finan. dienst. universiteiten	schrift. & mond. vragen	als dossier, brief, e-mail	dagelijks
fin. dienst. onderzoekcentra	schrift. & mond. vragen	als dossier, brief, e-mail	dagelijks
fin. dienst. studiebureaus	schrift. & mond. vragen	als dossier, brief, e-mail	dagelijks
sectie boekhouding	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
programmabeheerders	mond. adviezen, wetgeving	persoonlijk contact, e-mail	dagelijks
promotoren	mond.+ schrift. adv., beslis.	telefoon, brief, e-mail	dagelijks
financiële diensten FWI	mond.+ schrift. adv., beslis.	telefoon, brief, e-mail	dagelijks
finan. dienst. universiteiten	mond.+ schrift. adv., beslis.	telefoon, brief, e-mail	dagelijks
fin. dienst. onderzoekcentra	mond.+ schrift. adv., beslis.	telefoon, brief, e-mail	dagelijks
fin. dienst studiebureaus	mond.+ schrift. adv., beslis.	telefoon, brief, e-mail	dagelijks
hoofd contractbeheerders	mond. vragen & adviezen	pers. contact, vergad., nota	dagelijks
overige diensten POD WB	mond.+ schrift. vrag. & adv.	pers. contact, nota, e-mail	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de adviseur contractbeheer

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen werkorganisatie

• uitvoeringsmethoden

• wijze van rapportage

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• beslissingen met een budgettaire impact

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

beheerd budget '04: vastleggingskrediet 83 miljoen euro / ordonanceringskrediet 102 miljoen euro

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. 300 contracten

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• reglementering inzake overheidsfinanciën en overheidsopdrachten

• beslissingen van de ministerraad

• contractuele bepalingen

• interne richtlijnen en procedures

 

Welke vernieuwingen

• voorstellen ter verbetering van bestaande werkprocessen (wijze van rapportage, opvolging budget, ...

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen financiële en boekhoudkundige ervaring

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.