Identificatie van de functie

Functiecode : ILO004

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Superviseren en leiden van de operationele activiteiten van de administratieve dienst voor overheidsopdrachten

teneinde

deze dienst optimaal te laten functioneren.

 

Aangeven welke procedures gevolgd moeten worden in complexere dossiers of in bijzondere gevallen

teneinde

de keuzes te maken die nodig zijn, met inachtneming van de kosten, de tijd en het materiaal die/dat beschikbaar zijn/is voor de dienst.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

coördineren van de administratieve activiteiten die eigen zijn aan de overheidsopdrachten

teneinde

de processen te leiden die door de dienst beheerd worden

 

Voorbeelden van taken

• de dossiers verdelen onder de teamleden, een planning opstellen, de voortgang van de dossiers opvolgen, van de oorspronkelijke aanvraag tot de aanbesteding

• de voortgang van de medewerkers valideren tussen de verschillende fasen

• preciseringen vragen aan de medewerkers

• meewerken aan de meest complexe dossiers

• indien nodig de goedkeuring van de directeur of het centrale bestuur vragen

 

Als

intern adviseur

de werkwijze bepalen in geval van een geschil

teneinde

bepaalde complexere gevallen te kunnen oplossen

 

Voorbeelden van taken

• in geval van een uitzondering een invorderingsdossier laten samenstellen

• de dossiers eventueel aan het centrale bestuur of aan de juridische dienst overhandigen

• het dossier tijdens de gerechtsprocedure bijhouden door informatie te geven aan advocaten of aan het centrale bestuur

• meer informatie geven over een dossier bij de inspectie van Financiën

 

Als

specialist

aanbevelen welke procedures bij overheidsopdrachten gevolgd moeten worden

teneinde

de behandeling van dossiers inzake overheidsopdrachten efficiënt te laten verlopen met inachtneming van de termijnen en de budgettaire verplichtingen

 

Voorbeelden van taken

• de inhoud van het technische gedeelte van het bestek evalueren

• overleggen met de aanvragers van werken / diensten om hun behoeften goed te kunnen bepalen

• bij de inspectie van Financiën / hiërarchie de gunningswijze van de overheidsopdrachten aanbevelen in overleg met de aanvragers van de werkzaamheden

• de beoordeling opstellen (de selectiecriteria) die de prioriteit van de offertes bepaalt

• opvolgen (en zich vergewissen van de goede toepassing) van de wetgeving die specifiek is voor de overheidsopdrachten, alsook van de wetgeving die specifiek is voor de werken / diensten in kwestie

 

Als

controleur

uitvoeren van controles door bijkomende informatie aan te vragen

teneinde

twijfels te bevestigen of bij de leveranciers betere garanties te bedingen voor diensten en leveringen

 

Voorbeelden van taken

• (laten) nakijken of de ingeleide offerte overeenkomt met de dienst (of het werk) die (dat) in werkelijkheid uitgevoerd werd; (laten) nakijken of de offerte overeenstemt met de factuur; nakijken of bepaalde overschrijdingen in termen van kosten of termijnen die door de leveranciers aangekondigd werden, te wijten zijn aan onvoorziene omstandigheden

• zich baseren op de bestaande wetgeving (omzendbrief, wetgeving van overheidsopdrachten) om te bepalen of bepaalde contractuele overschrijdingen (nadeel) aanvaardbaar zijn

• de overeenkomst tussen de offertes laten nakijken en hun geldigheid laten controleren

• nakijken of laten nakijken of het bedrijf erkend is in de overeenkomstige categorie van werken (in geval van werken) en of het beantwoordt aan de sociale beoordelingsnormen van de RSZ

• verantwoording kunnen vragen bij de eventuele leverancier als de prijzen laag of abnormaal hoog lijken

 

Als

coördinator

informeren van alle partijen over de voortgang van de activiteiten en ze laten samenwerken

teneinde

de overdracht van de overheidsopdrachten binnen de termijn van een budgettair jaar te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• de technische specificaties krijgen van de studiediensten, de technische diensten of van de diensten die een aanvraag doen, bijkomende preciseringen vragen om het bestek op te maken

• overleg plegen met de hiërarchie om de goedkeuring voor deze overheidsopdracht te krijgen

• de dossiers indienen bij het centraal bestuur of rechtstreeks bij de inspectie van Financiën

• toezicht houden op de selectie van de kandidaten die door de verantwoordelijken van het technische gedeelte van de bestekken wordt uitgevoerd

• overleg plegen met de juridische dienst in geval van een geschil

 

Als

opleider

opleiden van de interne medewerkers en van de medewerkers van andere diensten

teneinde

de goede praktijken te verspreiden in termen van de gunning van overheidsopdrachten

 

Voorbeelden van taken

• de technici opleiden voor de keuringsprocedure van de goederen/werken

• de interne medewerkers voor bepaalde procedures opleiden

• de aanvragers van diensten opleiden wat betreft de gunningswijze van de overheidsopdrachten

• medewerkers adviseren in termen van te volgen opleidingen of opleidingen die sterk worden aanbevolen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

naargelang de organisaties ofwel een directiefunctie (mandaatsfunctie) ofwel de logistiek verantwoo

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de prijsofferte van de bedrijven en andere contacten met hen

• de opschorting van de boetes als de leverancier schade heeft ondervonden (verhoging van de grondstoffen)

• bepalen of een bekendmaking van schade gerechtvaardigd is

• elke aankoop van minder dan 5500 euro

• de delegatie van handtekening voor overheidsopdrachten tot 67000 euro in bepaalde gevallen

• de keuze van aangepaste opleidingen voor de medewerkers

• het dagelijks beheer van de dienst

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• bestekken die meer dan 31000 euro ofwel 65000 euro bedragen

• het advies van de inspectie van Financiën wordt altijd verzocht boven 5500 euro

• het beoordelingsverslag van de offertes moet ingediend worden bij de inspectie van Financiën

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

voorbeeld van regionale directie belast met werken: 125.000.000 euro

 

Eigen werkbudget

zie autonomie: het budget wordt opgevolgd door de meerdere

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de wetgeving inzake overheidsopdrachten

• de wetgeving die eigen is aan de werken / diensten / leveringen

 

Welke vernieuwingen

• kan vernieuwingen doorvoeren in de procedures, de oplossingen voor terugkerende problemen kunnen variëren

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de persoonlijke, dagelijkse ervaring

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.