Identification de la fonction

Code de la fonction : NCO001

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)

Raison d'être de la fonction

Mettre en œuvre et faire le suivi de la stratégie de gestion de l'information et des archives

afin de

réaliser une gestion efficace des documents et une gestion durable des archives conformément au contexte légal, aux besoins de l'organisation et aux développements actuels.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de l'information

organiser et coordonner les activités des services dans le domaine de la gestion de l’information

afin de

garantir la disponibilité et l’accessibilité de toutes les informations ayant une valeur administrative et juridique pour le service.

 

Exemples de tâches

• configurer des systèmes de gestion documentaire dans le but d’assurer une collaboration, une gestion des flux de travail, une gestion des métadonnées, ...

• rédiger des directives pour la gestion de l’information, p.ex. concernant le nommage/la description, les métadonnées, les formats, les supports, ...

• conseiller et soutenir les services à organiser efficacement les informations sur support papier et au format numérique (préparer et mettre en œuvre de plans de gestion et de classement de l'information)

• collaborer avec les Archives de l'État pour la création et/ou la mise à jour des tableaux de tri des archives qui déterminent les délais de conservation et le sort final des documents

• superviser la gestion de l’information des services

 

En tant que

archiviste

accompagner et contrôler l’acquisition d’archives

afin de

garantir leur conservation durable (lisibilité, intégrité et authenticité), ainsi que leur mise à disposition des collaborateurs et leur transfert aux Archives de l'État dans la phase statique.

 

Exemples de tâches

• élaborer et faire valider des procédures et des directives relatives au transfert, à la description et à l'accessibilité des archives sur papier et au format numérique durant la phase intermédiaire

• apporter un appui pour le tri et le transfert des archives aux Archives de l’Etat

• veiller aux conditions de stockage dans les locaux d'archives: emballage, conditions climatiques, ...

• proposer et mettre en œuvre des directives et des mesures pour la pérennité numérique

• contrôler le bon fonctionnement du système de gestion des archives et/ou du dépôt numérique

 

En tant que

facilitateur

accompagner et soutenir les utilisateurs internes et externes

afin de

faciliter leurs recherches et de ce fait l’exécution de leurs tâches.

 

Exemples de tâches

• superviser l'accès autorisé aux archives physiques et numériques conformément à la législation applicable, p.ex: la loi relative aux archives, la protection des données personnelles, la publicité de l'administration, la réutilisation des informations du secteur public, ...

• conseiller les utilisateurs internes et externes des archives et mener à bien les recherches

• répondre aux questions

 

En tant que

formateur/coach

former des collaborateurs de l'organisation

afin de

les familiariser avec les directives, les procédures et les outils.

 

Exemples de tâches

• sensibiliser les collaborateurs à une gestion adéquate des documents et des archives.

• collecter le matériel de formation disponible.

• développer des syllabus et des présentations sur mesure pour le groupe-cible

• donner des séances de formation

 

En tant que

gestionnaire des connaissances

développer ses connaissances et se tenir informé de l’évolution dans le domaine

afin de

proposer des améliorations concrètes au fonctionnement de l'organisation.

 

Exemples de tâches

• suivre la législation

• réaliser des études pour connaître les évolutions récentes sur le terrain et sur les méthodes de travail.

• suivre des formations

• participer à des journées d’études et à des groupes de travail/réseaux sur la gestion de l’information

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collègues	questions écrits et orales	informel, e-mail	quotidien
particuliers/citoyens, étudiants, scientifiques	questions écrits et orales	par lettre, e-mail	quotidien
autres services publics fédéraux	questions écrits et orales	informel, e-mail, par lettre	quotidien
autres services publics	questions écrits et orales	informel, e-mail, par lettre, accord formel	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collègues	conseils écrits et oraux	par lettre, e-mail, accord formel	quotidien
particuliers/citoyens, étudiants, scientifiques	conseils écrits et oraux, matériel didactique	par lettre, e-mail	quotidien
autres services publics fédéraux	conseils écrits et oraux	par lettre, e-mail, accord formel	quotidien
autres services publics	conseils écrits et oraux	par lettre, e-mail, accord formel	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le conseiller gestion de l’information et des archives – Coordinateur ou le responsable du service.

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation de son propre travail

• la résolution de problèmes quotidiens survenant lors du suivi des dossiers

• des avis aux services

• du matériel didactique mis à disposition lors des sessions de formation

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• l’élimination des archives

• l’achat de matériel

• l'implémentation de nouvelles procédures et directives

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Loi sur les archives du 24 juin 1955, modifiée en mai 2009, et les arrêtés d’exécution du 18 août 2010

• Loi sur la transparence administrative du 11 avril 1994

• Règlement général sur la protection des données (RGPD) et loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel

• Dispositions relatives à l’archivage électronique, insérées dans le Livre XII, titre 2 du Code de Droit économique (CDO) par la loi du 1er juillet 2016 (« Digital Act »)

 

Quelles innovations

• Meilleure accessibilité des dossiers sur papier et au format numérique

• Renouvellement de l’organisation des archives

• Nouvelles directives et procédures

• Matériel de cours adapté

 

Sur base de quel cadre de référence

• Le contexte de l'organisation

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.