Identification de la fonction

Code de la fonction : VBFBSD012

Niveau: C

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 15. Sécurité sociale et Protection sociale (SD)

Raison d'être de la fonction

Constituer les dossiers de demande d’allocations, informer les assurés sociaux sur leurs droits et obligations, et assurer le suivi de leurs dossiers en collaboration avec l’ONEM

afin de

les indemniser dans les meilleurs délais, en tenant compte des dispositions légales et réglementaires.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

analyser et assurer le suivi des dossiers en appliquant la réglementation et les instructions adéquates

afin de

de permettre ainsi le traitement correct et rapide des demandes d’allocations.

 

Exemples de tâches

• étudier les dossiers, relever et corriger les erreurs qui y sont liées

• appliquer correctement la réglementation en respectant notamment les délais imposés, relever et analyser les problèmes qui y sont liés

• appliquer des procédures à des dossiers, à savoir effectuer les séries d'opérations nécessaires pour répondre à la demande du client

• exécuter son travail en fonction du planning général du service et des attentes du client afin d’anticiper les périodes d’affluence

• utiliser les outils de travail, notamment informatiques et classer les dossiers traités

 

En tant que

personne de contact

donner des renseignements et répondre à des questions des clients internes (agents d’autres services) ou externes concernant le dossier

afin de

leur fournir des informations complètes au sujet du dossier et son suivi.

 

Exemples de tâches

• accueillir le client externe ou interne

• prendre contact avec le client externe ou interne de la manière la plus efficace

• prendre contact avec les organismes et institutions connexes aux différentes étapes de la procédure

• certifier auprès des tiers les intérêts légitimes du client par le biais d'attestations propres à l'organisme (attestations destinées au CPAS, feuille de renseignements mutuelle…)

• informer et aider le client dans les matières qui relèvent du service ou l’orienter rapidement vers le service interne ou externe concerné, sur base d'une analyse correcte de sa demande

 

En tant que

membre d’une équipe

travailler dans un esprit de collaboration permanente dans le service

afin de

atteindre un niveau de qualité élevé des tâches à exécuter, même dans des circonstances difficiles, et de contribuer aux objectifs de l’équipe.

 

Exemples de tâches

• participer activement à des réunions internes quant à l'organisation du travail

• discuter des dossiers spécifiques au service avec les collègues

• transmettre les informations nécessaires à l'exécution des tâches aux collègues du service, mais aussi aux autres services

• veiller à l’accessibilité des informations pour les collègues

• s'organiser entre collègues et avec le chef de service pour exécuter exceptionnellement et temporairement d'autres tâches

 

En tant que

agent d’admissibilité

atteindre un niveau de qualité élevé des tâches à exécuter, même dans des circonstances difficiles, et de contribuer aux objectifs de l’équipe

afin de

compléter un dossier dans les plus brefs délais pour traitement ultérieur par l’ONEM (organe décisionnel sur le droit aux allocations).

 

Exemples de tâches

• accueillir les chômeurs, les informer et leur fournir les documents nécessaires à compléter

• informer le chômeur de ses droits et obligations en matière de contrôle du chômage ou d’inscription comme demandeur d’emploi et l’informer sur sa situation personnelle

• effectuer les différentes tâches quotidiennes de suivi des demandes d’allocations et relever les problèmes ou erreurs éventuels liés au dossier à chaque étape de la procédure

• faire appel à un expert pour traiter des types de dossiers plus complexes et/ou spécifiques (ex : artistes, demandes d’allocations particulières)

• créer le dossier et effectuer tous les encodages informatiques nécessaires

 

En tant que

agent du paiement

effectuer les paiements

afin de

permettre aux bénéficiaires de toucher les sommes qui leur sont dues en temps opportun.

 

Exemples de tâches

• vérifier que les documents paiements soient bien complétés, signés et non raturés, rédiger et renvoyer les courriers ad hoc

• calculer la quotité saisissable de l’allocation et traiter les saisies, cessions...

• veiller à ce que l’information nécessaire figure dans le système

• traiter les listes prépensions et dispenses maximales

• faire appel à un expert pour traiter des types de dossiers plus complexes et/ou spécifiques (ex : artistes, demandes d’allocations particulières)

 

En tant que

gestionnaire de créances et dettes

appliquer la réglementation, les instructions de l’ONEM et celles de la CAPAC concernant le recouvrement ou les diverses récupérations légales des allocations de chômage et autres allocations sociales payées indûment

afin de

utiliser correctement les fonds mis à disposition de la CAPAC, de garantir ses droits d’une part et les droits des tiers d’autre part.

 

Exemples de tâches

• créer et suivre les dettes tiers (pensions alimentaires, saisies, subrogations...) et établir les dossiers de créance

• suivre les dettes CAPAC et gérer l’application e-cred (liquidation...)

• donner régulièrement des explications aux collègues (entre autres au sujet de l'inventaire) pour contribuer à la clarification des traitements, des transactions et des résultats de la comptabilité et de la gestion des dettes

• utiliser les zones commentaire des différentes sortes de dettes pour transmettre des messages clairs et concrets aux autres utilisateurs

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

développer et maintenir les connaissances et l’expertise interne de son bureau de paiement

afin de

renouveler sa propre expertise et celles de ses collègues.

 

Exemples de tâches

• s'informer et s’autoformer par la lecture, l’étude et la mise à jour de sa documentation

• participer aux formations

• transmettre aux collègues les connaissances, attitudes et compétences acquises

• accroître proactivement sa propre expertise sur base de la connaissance générale de ses collègues en matière de chômage

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le chef du bureau de paiement ou adjoint

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.