Identificatie van de functie

Functiecode : NBB007

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Helpen bij de uitwerking en de opvolging van de boekhouding, de thesaurie, de balans en de budgetten

teneinde

het management te ondersteunen bij het financieel beheer van de organisatie.

 

Bijdragen aan de invoering van de beheersinstrumenten en de analyse van de sleutelprocessen van de organisatie

teneinde

het management te ondersteunen bij het nemen van beslissingen en het opstellen van de doelstellingen van de organisatie.

 

Resultaatgebieden

Als

budgettair attaché

verwerken van budgettaire informatie en opstellen van de budgettaire voorstellen

teneinde

het budget van de organisatie mee uit te werken en op te volgen

 

Voorbeelden van taken

• uitwerken van de voorlopige planningen en opvolgen van de uitvoering ervan

• voorbereiden van alle budgettaire documenten die nodig zijn voor de opmaak van het budget en voor de verschillende aanpassingen in de loop van het jaar

• uitwerken van boekhoudkundige en financiële verslagen

• analyseren van de budgettaire, de financiële en de boekhoudkundige impact van de strategische beslissingen

• de vragen van de budgettaire bestuurder behandelen

 

Als

attaché thesaurie

meewerken aan de efficiënte, correcte en tijdige opvolging van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie

teneinde

de thesaurie van de organisatie optimaal te beheren

 

Voorbeelden van taken

• analyseren van de stromen en het verkeer van de thesaurie

• meewerken aan de planning van de uitgaven en het goedkeuren van de betalingen

• opstellen van nota's m.b.t. de thesaurie voor de raad van bestuur

• overgaan tot beleggingen of leningen

• mee opstellen van een subsidieplan van de staat

 

Als

attaché boekhouding

meewerken aan het optimaal organiseren van de boekhoudkundige processen (vastleggingen, opdrachten tot betaling en vereffeningen)

teneinde

een optimale uitvoering van de boekhoudkundige verrichtingen te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• de opvolging van het boeken van de gegevens in de loop van het jaar verzekeren

• de verrichtingen aan het einde van het jaar, voor het opmaken van de balans, coördineren

• oplossen van eventuele problemen met de verschillende diensten en leveranciers

• opstellen en actueel houden van de boekhoudkundige procedures

 

Als

adviseur

formuleren van adviezen m.b.t. de verschillende domeinen waarvoor hij/zij bevoegd is

teneinde

de diensten en het management van de organisatie de meest accurate en actuele informatie te verstrekken en hen te ondersteunen bij het nemen van beslissingen

 

Voorbeelden van taken

• uitvoeren van studies met behulp van diverse financiële, boekhoudkundige en andere bronnen

• analyseren van het financieel beheer en verstrekken van technisch advies om dit beheer te verbeteren

• formuleren van advies aan de diensten en het management van de organisatie (de raad van bestuur, het algemeen beheerscomité,...), alsook aan externe entiteiten (regeringscommissarissen, kabinetten,...)

• meewerken aan de bestuursovereenkomst en aan het bestuursplan

• gedetailleerd antwoorden op de vragen van de medewerkers, klanten en anderen

 

Als

intern controleur

bijdragen aan de identificatie en analyse van de risico's van de processen en aan de invoering van de activiteiten m.b.t. de interne controle

teneinde

het management verbeteringen voor te stellen voor de sleutelprocessen en dit in samenwerking met de controleautoriteiten (interne audit, Rekenhof, enz.)

 

Voorbeelden van taken

• analyseren van de processen in termen van input en output

• opsporen van anomalieën en de geschikte acties voorstellen

• analyseren van de risico's m.b.t. de processen (analyse waarschijnlijkheid / impact)

• mee organiseren en invoeren van het interne controleproces binnen de organisatie teneinde te zorgen dat de risico's onder controle zijn

• bijdragen aan de naleving van de normen en van de externe richtlijnen

 

Als

controleur van het beheer

bijdragen aan de goede werking van de beheersinstrumenten (analyse van de budgetten en de kosten, rapportering en beheersindicatoren, enz.)

teneinde

het management te ondersteunen bij het nemen van beslissingen en bij het opstellen van de doelstellingen van de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• analyseren en opvolgen van de uitvoering van de budgetten

• bijhouden van het verdelingsmodel van de kosten per dienst en per prestatie

• opvolgen van de beheersindicatoren

• rapporteren over het beheer

• voorstellen van aanbevelingen aan het management

 

Als

kennisbeheerder

opvolgen van de wetgeving en de reglementering inzake de begroting en de boekhouding alsook van de toepassing ervan

teneinde

relevante informatie te verzamelen, te beheren en ter beschikking te stellen van de dienst en de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• controleren van de bekomen informatie

• verstrekken van informatie aan de leidinggevende instanties

• doorgeven en uitleggen van nieuwigheden inzake de reglementering aan de medewerkers of aan de betrokken diensten

• deelnemen aan specifieke colloquia en conferenties teneinde zijn/haar kennis te vergroten

• ontwikkelen en onderhouden van adequate instrumenten voor analyses en voorspellingen

 

Als

tussenpersoon

onderhouden van goede relaties met de verschillende interne of externe diensten of instanties

teneinde

informatie en financiële instructies die essentieel zijn voor het goede beheer van de organisatie te bekomen en/of te verspreiden

 

Voorbeelden van taken

• fungeren als tussenpersoon tussen de verschillende instanties (Rekenhof, interne diensten of directies, leveranciers, enz.)

• vertegenwoordigen van de dienst en onderhouden van goede relaties met de interne en externe partners

• doorgeven van de informatie en de instructies m.b.t. budgettaire verplichtingen

• samenwerken met de andere diensten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere fed. overh. diensten	wetgeving (wet, KB, MB)	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	schriftelijke vragen	vergadering, stuurgroep ...	jaarlijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	dossier	wekelijks
kabinetten	richtlijnen	informeel	ad hoc
controleorganen	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	dossier	ad hoc
andere fed. overh. diensten	nota's	per brief, e-mail ...	wekelijks
organisaties/ondernemingen	nota's	vergadering, stuurgroep ...	jaarlijks
kabinetten	Adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
controleorganen	vragen, resultaten, advies	informeel	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het hoofd Budget en beheerscontrole

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• beheer van zijn/haar werk

• behandeling van minder complexe dossiers

• formuleren van interne adviezen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• nota's en documenten die de organisatie of de dienst verbinden, die rechten creëren of die verplichtingen opleggen

• nota's voor de raad van bestuur

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• wetgeving en reglementering

• bepalingen m.b.t. de overdracht van competenties

• bestuursovereenkomst of beheersovereenkomst

 

Welke vernieuwingen

• de documenten van de raad van bestuur begrijpbaarder maken, met meer informatie en details

• opstellen van nieuwe verslagen (ter uitvoering van een nieuwe wetgeving of op vraag van de directie of de raad van bestuur)

• voorstellen formuleren voor het optimaliseren en/of automatiseren van de werkprocessen (met behulp van de personen die de taken uitvoeren)

• zoeken van aanvullende controlemogelijkheden om zeker te zijn van de correctheid van de cijfers

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• ervaring inzake beheerscontrole en inzake diverse organisatieprocessen

• maturiteit (inzicht in organisaties, processen, prestaties)

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.