Attaché A2 Expertisecentrum Payroll - Adjunct van de Directeur van de afdeling HRM - Teamverantwoordelijke (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DPO054
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Thematische experten Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)
Doel van de functie
Het expertisecentrum (CoE) "Payroll" aansturen en coördineren vanuit administratief en informaticaoogpunt
teneinde
de operationele doelstellingen van het team te realiseren en bij te dragen tot de modernisering van de afdeling HRM (human resources).
Resultaatgebieden
Alsleidinggevendehet dagelijks beheer op zich nemen van de CoE (Expertisecentrum) Payroll
teneinde
een correcte behandeling van de dossiers te waarborgen op en hierbij de geldende regels naleven (statuut en diverse toepasbare voorschriften)
Voorbeelden van taken
- toezicht houden op de interne organisatie, de werkverdeling onder de verschillende medewerkers regelen
- allerhande procedures en controles invoeren, toezien op het beheer van de informatiestromen
- beslissingen en dienstrichtlijnen onder de medewerkers verspreiden
- uitleg geven bij de te behalen doelstellingen
- erop toezien dat de taken en wijzigingen in de geïmplementeerde reglementering tijdig en correct uitgevoerd worden
Alsadjunct van de dienstchefHet diensthoofd bijstaan in het operationele beheer van de afdeling HRM en hem desgevallend tijdelijk vervangen
teneinde
bij te dragen tot de realisatie van de strategische doelstellingen van de afdeling HRM
Voorbeelden van taken
- in overleg met het afdelingshoofd HRM de strategische en operationele doelstellingen van de afdeling HRM in een jaaractieplan voor de afdeling HRM omzetten, samen met de teamchefs
- adviezen geven en nota’s opstellen voor de hiërarchie HRM of voor de algemene directie, nota’s bestemd voor het personeel van de instelling, het Basisoverlegcomité , enz.
- boordtabellen opmaken, definiëren van BI-meetinstrumenten (Bursiness Intelligence)
- in afwezigheid van de verantwoordelijke van de afdeling HRM, deze laatste vertegenwoordigen tijdens interne en externe vergaderingen
Alspayrollbeheerder De nodige betalingen (lonen, bezoldigingen, facturen, doorstorten van de bedrijfsvoorheffingen en RSZ-bijdragen,…) valideren
teneinde
garanderen dat de betalingen op een correcte en tijdige manier worden uitgevoerd.
Voorbeelden van taken
- de betalingen voorbereiden, ordonnanceren en uitvoeren
- boekhoudkundige verwerking uitvoeren
AlsprojectleiderModerniseringsprojecten met betrekking tot HR-materies (onder andere loopbaan en pensioen : Arno, Capelo, X-Tremis) opzetten, leiden en evalueren
teneinde
ervoor te zorgen dat nieuwe methodes en nieuwe processen worden ingesteld
Voorbeelden van taken
- identificeren van doelstellingen die beantwoorden aan reële behoeften
- het verloop van een project en de tussentijdse resultaten evalueren
- de nodige contacten opnemen voor een efficiënte opvolging
Alsbeheerder van de softwaresystemen,permanent waken over de goede werking van de softwaresystemen binnen HRM
teneinde
de continuïteit en de kwaliteit van de verwachte diensten te garanderen
Voorbeelden van taken
- monitoring taken uitvoeren
- contacten onderhouden met de leveranciers van de softwares
- het beheer van het parametreren, van de updates en van de versies
AlscoachZijn medewerkers begeleiden en ondersteunen
teneinde
bij te dragen tot de ontwikkeling van hun competenties en tot een optimale realisatie van de resultaten van de cel Payroll
Voorbeelden van taken
- functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken voeren in het kader van de ontwikkelcirkels
- individuele gesprekken met de medewerkers voeren
- eventuele obstakels opsporen en verbeteringsacties ondernemen
- de efficiënte van het team verbeteren door feedback en werkvergaderingen, door een constante evaluatie en permanente vorming
Alsintern consultantDe hiërarchie informeren, adviseren en helpen bij elke vraag met betrekking tot het personeelsbeheer, de medewerkers van de dienst en alle personeelsleden van de instelling informeren en adviseren over hun rechten en plichten en het verloop van hun loopbaan
teneinde
hun loopbaan maximale waarde toe te kennen en hierbij het statuut en de geldende reglementeringen na te leven.
Voorbeelden van taken
- individuele, soms complexe dossiers bestuderen en oplossingen formuleren
- het personeel informeren over de wijzigingen in de toepasbare reglementering. Deze informatie via moderne technieken verspreiden
- op precieze vragen van de personeelsleden antwoorden
- deelnemen aan de uitwerking van een instrument van kennisbeheer inzake personeelsbeheer
Alsextern consultant / contactpersoonInstaan voor verschillende aanvragen van informatie en diverse gegevens van andere overheidsdiensten en deelnemen aan vergaderingen die door externe partners georganiseerd worden (FOD P&O, OFO, FOD Budget, OISZ, Parastatalen, Beheerscomité, Selor, ,…)
teneinde
de door het management van de HVW ontwikkelde of gewenste HR-strategie te vertegenwoordigen, uit te leggen en te ondersteunen
Voorbeelden van taken
- de aanvragen ontvangen die van de externe partners komen en de correcte verwerking ervan verzekeren (vb : ITMA-bestanden voor het beheer van de opleidingen, databank van het federale personeel p-data,…)
- de HVW vertegenwoordigen bij de externe gesprekspartners conform de door het management van de instelling gewenste strategie (synergieën, vergaderingen,…)
- antwoorden op parlementaire vragen, op vragen van de federale Ombudsman, ...
Positionering
De functie krijgt leiding van
Directeur HRM
De functie leidt : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
|