Identification de la fonction

Code de la fonction : CO003

Niveau: D

Famille de fonctions : Gestionnaires de produits

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)

Raison d'être de la fonction

Encoder et effectuer un classement optimal des données et dossiers

afin de

garantir l’accès à l’information et aux documents pour les services de l’institution et en faciliter l’utilisation ultérieure

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de documentation

effectuer le classement des dossiers

afin de

garantir une facilité d’accès à l’information et aux documents pour le service.

 

Exemples de tâches

• Suivre la procédure administrative en matière de classement

• Veiller à l’accessibilité du classement (appliquer des labels, des tables de matières...)

• Chercher et apporter des dossiers

• Réceptionner et classer des dossiers rentrés

• Destruction de dossiers anciens

 

En tant que

encodeur

encoder et introduire des données dans des fichiers automatisés

afin de

faciliter l’exploitation ultérieure des données.

 

Exemples de tâches

• Interpréter des données et les encoder

• Imprimer des listes de données introduites

• Contrôler les données introduites

• Tenir à jour la banque de données/ introduire des données dans les délais

 

En tant que

personne de contact pour les archives

veiller à la transmission des informations correctes

afin de

permettre à l’ensemble des services de l’institution de disposer des informations nécessaires

 

Exemples de tâches

• Répondre personnellement, par téléphone ou par courrier électronique, aux demandes de renseignements simples et/ou routinières du client interne et externe

• Fournir les documents/brochures nécessaires

• Réclamer l’information nécessaire et/ou vérifier les documents afin d’aider le client

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Responsable hiérarchique	Instructions, procédures, questions concrètes	Notes structurées, directives claires, informations orales, mails	quotidien
Autres membres du personnel	Instructions, demandes simples	Directives, questions ad hoc, informations orales, mails	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Responsable hiérarchique	Dossiers concrets, proposition de solution aux questions posées	Structurée, standardisée, Intranet	quotidien
Autres membres du personnel	Réponses ad hoc, état de la situation des dossiers	Problèmes concrets résolus, réponses aux questions	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

L’assistant administratif responsable du service

Le service est chapeauté par un agent de niveau C en staff direct du conseiller général (ISA021). Lorsque cet agent est absent, c’est l’agent le plus ancien (un niveau D) qui est son remplaçant.

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• L’organisation de ses activités quotidiennes dans le cadre de ses responsabilités

• Le contenu des réponses orales et écrites fournies aux interlocuteurs internes et externes dans le cadre de ses responsabilités

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Les activités qui ne ressortent pas de ses domaines de responsabilité

• Destruction de dossiers

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Procédures et méthodes de travail FMP

 

Quelles innovations

• les suggestions quant à l’adaptation et l’amélioration des procédures et méthodes de travail.

 

Sur base de quel cadre de référence

• /

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.