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Secrétaire de direction (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : SA004
Niveau: C
Famille de fonctions : Agents de support
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Apporter un soutien administratif et organisationnel à un chef de service ou d’administration et l’aider dans l’accomplissement de sa fonction
afin de
contribuer au bon fonctionnement du service et à la réalisation des objectifs du chef de service ou d’administration
Finalités
En tant quecollaborateur de secrétariat
- exécuter les tâches administratives relatives à la gestion du secrétariat d’un chef de service ou d’administration selon les règles en vigueur
afin de
- assurer que le chef de service ou d’administration dispose des documents et des informations nécessaires au moment convenu
Exemples de tâches
- établir des lettres types et des lettres personnalisées pour le service
- traiter la correspondance entrante et sortante
- rédiger des comptes-rendus des réunions internes, des textes, des mémos, des notes et des présentations
En tant que
organisateur
- organiser et planifier les activités du chef de service ou d’administration
afin de
- permettre au chef de service ou d’administration de se concentrer sur ses activités
Exemples de tâches
- gérer l’agenda du chef de service ou d’administration
- planifier des réunions, envoyer les invitations, réserver la salle et mettre à disposition les fournitures nécessaires
- réserver et prévoir le matériel logistique pour le service
- organiser les déplacements
En tant que
personne d’accueil
- être responsable du « front-office » du service
afin de
- mettre en contact les clients avec les bonnes personnes ou services
Exemples de tâches
- accueillir les visiteurs
- répondre au téléphone
- orienter vers les personnes et/ou les services spécialisés
- réceptionner et transmettre des messages
En tant que
personne de contact
- recevoir les questions et préparer des solutions/réponses aux plaintes des personnes internes et externes de manière adéquate et fournir les informations nécessaires aux demandeurs
afin de
- améliorer la qualité du service offert aux clients et assurer une bonne circulation de l’information
Exemples de tâches
- répondre personnellement, par téléphone ou par courrier électronique, aux demandes de renseignements simples et/ou routinières
- recevoir les plaintes, les traiter et élaborer une proposition de réponse
- transmettre l’information venant de la hiérarchie vers les collaborateurs
- agir comme intermédiaire entre le supérieur hiérarchique et les intervenants externes (autres autorités, consultants,…) et/ou internes (P&O, budget, logistique,…)
- informer les parties concernées de l’état d’avancement des dossiers.
En tant que
gestionnaire de données
- classer et archiver en version papier ou de manière électronique des dossiers, documents ou autres informations pertinentes pour le service
afin de
- assurer un accès rapide et efficace aux informations /connaissances nécessaires pour le chef de service ou d’administration et ses collaborateurs
Exemples de tâches
- recueillir les documents, dossiers ou informations à classer
- classer et archiver ceux-ci selon les règles en vigueur
- veiller à l’accessibilité du classement (apporter des étiquettes, table de matière,…)
Positionnement
La fonction est dirigée par
Le chef de service ou d’administration
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.