Identification de la fonction

Code de la fonction : PO006

Niveau: B

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Assister un ou plusieurs responsable(s) de projet dans la gestion de projets et/ou de sous-projets,

afin de

garantir des services de qualité aux clients internes et externes, dans le respect des objectifs et du planning convenu.

 

Finalités

En tant que

assistant de projets

pouvoir gérer en toute autonomie des sous-projets ou des aspects spécifiques de projets,

afin de

contribuer à la réalisation du/des projet(s) concerné(s), dans le respect des objectifs et des délais impartis.

 

Exemples de tâches

• Rassembler et analyser les informations et données nécessaires à l’avancée du projet, résumer les informations sur le/les projet(s) en cours sous forme de rapports, de présentations PowerPoint, de graphiques.

• Aider à planifier le projet mais aussi à réaliser et à organiser les actions prévues ; ensuite aider à assurer le suivi et à évaluer.

• Participer activement aux réunions de travail.

• Formuler de façon proactive des avis et des propositions dans le but d’améliorer la gestion du/des projet(s).

• Sur la base d’une concertation préalable avec le/les responsable(s) de projet, se charger de la communication sur l’avancée du/des projet(s).

 

En tant que

organisateur

prendre part à l’organisation d’initiatives portant sur les projets et produits traités par le service, comme le support pour l’exécution de tâches administratives et organisationnelles,

afin de

contribuer au fonctionnement optimal et de favoriser la satisfaction des clients ainsi que l’avancée du/des projet(s).

 

Exemples de tâches

• Gérer les aspects pratiques et organisationnels des événements (inviter les personnes concernées, réserver les salles et mettre à disposition le matériel nécessaire – boissons, matériel informatique –, accueillir les participants, rédiger des comptes rendus de réunions et des actions fixées…).

• Organiser des actions de communication ciblées en concertation avec le(s) responsable(s) de projet concerné(s), fournir des comptes rendus au groupe cible concerné.

• Gérer le volet administratif et organisationnel des réseaux pilotés par le service.

• Mettre à jour le(s) site(s) Internet.

• Assurer le suivi correct des actions organisées et/ou prévues.

 

En tant que

personne de contact

renseigner, informer et aider rapidement et rigoureusement les collaborateurs ainsi que les clients (internes et externes),

afin de

répondre aux demandes en tenant compte des objectifs de la cellule.

 

Exemples de tâches

• Accuser réception des requêtes, questions et plaintes dans le but de les traiter et/ou de les transmettre aux bonnes personnes/aux bons services.

• Faire office d’intermédiaire entre le(s) responsable(s) de projet et les partenaires externes (fournisseurs, bureaux de consultance, instituts de formation…) et/ou internes (département, comptabilité, service de communication…) et entretenir des contacts avec tous les acteurs du/des projet(s) (formateurs, établissements de formation, participants, promoteurs du projet…) et répondre à leurs éventuelles requêtes.

• Fournir aux collaborateurs et aux clients les documents et formulaires adéquats.

• Suivre l’avancement des demandes et dossiers traités.

• Informer le chef et le back-up sur les demandes et dossiers complexes.

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

veiller au partage des connaissances, du savoir-faire et des aptitudes entre collègues et enrichir ses propres connaissances,

afin de

développer ses aptitudes et de contribuer à l’amélioration constante du fonctionnement du service.

 

Exemples de tâches

• Mettre à la disposition des collaborateurs et/ou clients toutes les informations pertinentes pour le service.

• Participer de façon active au(x) groupe(s) de travail, afin de documenter et/ou d’améliorer les procédures de travail du service conformément aux directives du service.

• Suivre en permanence les changements dans les matières que traite le service.

• Aider et accompagner les nouveaux collègues dans le but de faciliter leur accueil et leur intégration au sein du service.

• Suivre des formations dans le cadre de son propre développement.

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Le supérieur hiérarchique qui est officiellement responsable du service de l’assistant en gestion de projets.

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Profil de compétences comportementales

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