Identification de la fonction

Code de la fonction : SD012

Niveau: C

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 15. Sécurité sociale et Protection sociale (SD)

Raison d'être de la fonction

Constituer les dossiers de demande d’allocations des assurés sociaux, en garantissant leurs droits et en les informant de leurs obligations, et assurer le suivi de leurs dossiers en collaboration avec l’ONEM

afin de

les indemniser correctement et dans les meilleurs délais, et de gérer les fonds avancés par l’ONEM dans le respect des dispositions légales et réglementaires

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossier

planifier et organiser la gestion de ses propres dossiers correctement son travail en appliquant la réglementation et les instructions adéquates

afin de

exécuter de manière optimale les différentes tâches et de permettre ainsi le traitement correct et rapide des demandes d’allocation

 

Exemples de tâches

• étudier les dossiers, relever et corriger les erreurs qui y sont liées

• appliquer correctement la réglementation en respectant notamment les délais imposés, relever et analyser les problèmes qui y sont liés

• appliquer des procédures à des dossiers, à savoir effectuer les séries d'opérations nécessaires pour répondre à la demande du client

• planifier son travail quotidiennement et l'exécuter en fonction du planning général du service et des attentes du client afin d’anticiper les périodes d’affluence

• utiliser les outils de travail, notamment informatiques, mis à disposition ; classer les dossiers traités mais encore actifs

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

développer, maintenir et diffuser les connaissances et l’expertise interne de son bureau de paiement

afin de

renouveler sa propre expertise et celles de ses collègues

 

Exemples de tâches

• s'informer

• s’autoformer par la lecture, l’étude et la mise à jour de sa documentation

• participer aux formations

• transmettre aux collègues les connaissances, attitudes et compétences acquises

• accroître proactivement sa propre expertise sur base de la connaissance générale de ses collègues en matière de chômage

 

En tant que

personne de contact

donner des renseignements et répondre à des questions ou des plaintes des clients internes (agents CAPAC) ou externes concernant le dossier

afin de

leur fournir des informations complètes au sujet du dossier ou de proposer une réponse à la question ou la plainte

 

Exemples de tâches

• accueillir le client (externe ou interne) (dans le bureau, au guichet, au téléphone ou par échange de correspondance)

• prendre contact verbalement et par écrit avec le client (externe ou interne) et nouer les contacts les plus efficients (par exemple, en plus de l'adresse, demander aussi le n° de téléphone du client)

• prendre contact avec les organismes et institutions connexes (ONEM, FOREM, ACTIRIS, VDAB, ADG, employeurs, secrétariats sociaux, mutuelles, ...) au téléphone, par une visite sur place, lors de réunions ou par correspondance aux différentes étapes de la procédure (C51, après réception d'une C2 ou d'un C29, paiement et vérification)

• certifier auprès des tiers les intérêts légitimes du client par le biais d'attestations propres à notre organisme (attestations destinées au CPAS, feuille de renseignements mutuelle,…)

• informer, conseiller et aider le client, externe ou interne, dans les matières qui relèvent du service et l’orienter rapidement vers le service interne ou externe concerné, sur base d'une analyse correcte de sa demande

 

En tant que

membre d’une équipe

travailler dans un esprit de collaboration permanente dans le service

afin de

conserver un niveau de qualité élevé des tâches à exécuter, même dans des circonstances difficiles, et de contribuer aux objectifs de l’équipe

 

Exemples de tâches

• participer activement à des réunions internes quant à l'organisation du travail

• discuter des dossiers spécifiques au service avec les collègues

• transmettre les informations nécessaires à l'exécution des tâches aux collègues du service, mais aussi aux autres services

• veiller à l’accessibilité des informations pour les collègues

• s'organiser entre collègues et avec le chef de service pour exécuter exceptionnellement et temporairement d'autres tâches

 

En tant que

agent d’admissibilité

accueillir et informer le chômeur sur ses droits et obligations, recueillir les pièces nécessaires à la constitution du dossier et en assurer le suivi

afin de

introduire un dossier complet dans les plus brefs délais auprès de l’ONEM qui statue sur le droit aux allocations de chômage

 

Exemples de tâches

• accueillir les chômeurs, leur fournir un feedback des informations ou documents et aider à les remplir ; créer le dossier et effectuer tous les encodages nécessaires dans l’ordinateur

• informer le chômeur de ses obligations en matière de contrôle du chômage ou d’inscription comme demandeur d’emploi et l’informer sur sa situation personnelle

• effectuer les différentes tâches de bureau quotidiennes

• vérifier la conformité du dossier et encoder les informations nécessaires

• relever les problèmes ou erreurs éventuels liés au dossier à chaque étape de la procédure

 

En tant que

agent du paiement

gérer les paiements et les résultats de vérification

afin de

permettre aux bénéficiaires de toucher les sommes qui leur sont dues en temps opportun

 

Exemples de tâches

• vérifier que les documents paiements soient bien complétés, signés et non raturés ; rédiger et renvoyer les courriers ad hoc

• calculer la quotité saisissable de l’allocation et traiter les saisies, cessions,..

• prendre soin que l’information nécessaire figure dans le système

• traiter les listes prépensions et dispenses maximales

• traiter dans les délais prescrits les bordereaux à chaque étape du processus de vérification

 

En tant que

comptable et gestionnaire de dettes

appliquer la réglementation, les instructions de l’ONEM et celles de la CAPAC concernant la tenue d'une comptabilité et le recouvrement ou les diverses récupérations légales des allocations de chômage et autres allocations sociales payées indûment

afin de

assurer le fonctionnement de l'organisme dans le respect des obligations comptables de service public d'une part et afin de garantir les droits de la CAPAC et des tiers d’autre part

 

Exemples de tâches

• créer et suivre les dettes CAPAC et celles de l'administration de la CAPAC et établir un dossier de créance

• créer et suivre les dettes tiers (pensions alimentaires, saisies, subrogations, ...) et établir les dossiers de créance

• donner régulièrement des explications aux collègues (entre autres au sujet de l'inventaire) afin de contribuer à la démystification des traitements, des transactions et des résultats de la comptabilité et de la gestion des dettes

• utiliser les zones commentaire des différentes sortes de dettes pour transmettre des messages clairs et concrets aux autres utilisateurs

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Chef de Bureau ou adjoint

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.