Identification de la fonction

Code de la fonction : BB005

Niveau: B

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Assurer l’exécution des mutations dans l’application du service (SLR4)

afin de

effectuer le paiement correctement aux clients dans les délais impartis et veiller à l’exactitude des données dans la base de données. -- Mutations : modifications ayant un impact sur le paiement des traitements, des indemnités, des allocations ainsi que des primes ou modifications de données personnelles

 

Suivre les récupérations des paiements indus ainsi que l’élaboration d’un plan d’amortissement conformément aux instructions,

afin de

récupérer les montants payés en trop de manière justifiée.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de l'information

rassembler et ordonner des données et/ou des documents concernant les mutations

afin de

disposer de tous les éléments en vue de la suite du traitement des mutations.

 

Exemples de tâches

• Recevoir les mutations des divers services du personnel ou des informations en rapport avec ceux-ci

• Recueillir des informations ou des clarifications auprès des services du personnel ou des chefs fonctionnels

• Rechercher des informations dans différents fichiers

• Ordonner les différents relevés de mutations et autres documents

 

En tant que

gestionnaire de dossier

analyser et/ou contrôler le dossier (relevé de mutation) et y appliquer la réglementation ou les procédures en vigueur

afin de

de pouvoir tirer une conclusion dans le dossier basée sur tous les éléments.

 

Exemples de tâches

• Vérifier si l'information dans les relevés de mutations est complète et correcte et compléter ou modifier des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur

• Exécuter les mutations (encodage) dans l'application du service suivant les procédures ou règles et contrôler les dossiers traités (pour les vérificateurs)

• Gérer des arriérés de traitement et des indus ainsi que fixer le mode de récupération

• Vérification à posteriori des paiements et retours éventuels

 

En tant que

personne de contact

donner des renseignements et répondre à des questions ou des plaintes des clients internes ou externes concernant le dossier

afin de

de leur fournir des informations complètes au sujet du dossier ou de proposer une réponse à la question ou à la plainte.

 

Exemples de tâches

• Recevoir les questions ou les plaintes, en examiner la nature et recueillir des informations additionnelles

• Fournir des explications de type fiscal, ou concernant leur rémunération, pécule de vacance, fiche de traitement etc. aux clients

• Tenir les parties concernées au courant de l'état de la situation

• Fournir des informations aux services du personnel en matière mutuelle, de pensions, de fiches de traitements etc.

• Traiter les plaintes et litiges suivant les procédures ou règles, ou les transmettre à des personnes et des services spécialisés

 

En tant que

gestionnaire de données et/ou de documentation

assurer le suivi administratif des dossiers et classer l'information afin de mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.

afin de

de mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.

 

Exemples de tâches

• Ranger les dossiers et/ou les documents suivant les principes de la classification

• Ordonner des données et les classer dans les catégories de la banque de données

• Tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus

• Classement des instructions à encoder et les pièces juridique y attenantes

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Services du personnel des différents SPF’s	Des relevés de mutations et d’autres documents (p.e. arrêtés)	Sur papier, de façon électronique	Chaque jour
Services du personnel des différents parastataux,	Des relevés de mutations et d’autres documents (p.e. arrêtés)	Sur papier, de façon électronique	Chaque jour
Services du personnel des différents agences etc	Des relevés de mutations et d’autres documents (p.e. arrêtés)	Sur papier, de façon électronique	Chaque jour

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Services du personnel des différents SPF	Financière (les activités résulte à un paiement/versements récupérations d’indus, arriérés)……et toutes les informations concernant ces activités	Orale, notes, mails, fiches de traitement	Chaque jour
Services du personnel des différents Parastataux	Financière (les activités résulte à un paiement/versements récupérations d’indus, arriérés)……et toutes les informations concernant ces activités	Orale, notes, mails, fiches de traitement	Chaque jour
Services du personnel des différents agences etc	Financière (les activités résulte à un paiement/versements récupérations d’indus, arriérés)……et toutes les informations concernant ces activités	Orale, notes, mails, fiches de traitement	Chaque jour

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

A1 ( DBB106) , A2 ( DBB 107) ou A3 ( DPO308)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• Relevés de mutation et l’introduction dans le système informatique

• Réponses et solutions aux questions problèmes soumis

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Toute matière dérogeant aux règles et procédures

• Questions complexes ou nécessitant une interprétation

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• La réglementation sur le plan pécunier, sécurité social, fiscal, les statuts

 

Quelles innovations

• Proposer des adaptations aux réglements en pratique inapplicables et demandes de modifier la réglementation

 

Sur base de quel cadre de référence

• Réglementaire

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.