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Muteur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : BB005
Niveau: B
Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers
Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)
Raison d'être de la fonction
Assurer l’exécution des mutations dans l’application du service (SLR4)
afin de
effectuer le paiement correctement aux clients dans les délais impartis et veiller à l’exactitude des données dans la base de données. -- Mutations : modifications ayant un impact sur le paiement des traitements, des indemnités, des allocations ainsi que des primes ou modifications de données personnelles
Suivre les récupérations des paiements indus ainsi que l’élaboration d’un plan d’amortissement conformément aux instructions,
afin de
récupérer les montants payés en trop de manière justifiée.
Finalités
En tant quegestionnaire de l'information
- rassembler et ordonner des données et/ou des documents concernant les mutations
afin de
- disposer de tous les éléments en vue de la suite du traitement des mutations.
Exemples de tâches
- Recevoir les mutations des divers services du personnel ou des informations en rapport avec ceux-ci
- Recueillir des informations ou des clarifications auprès des services du personnel ou des chefs fonctionnels
- Rechercher des informations dans différents fichiers
- Ordonner les différents relevés de mutations et autres documents
En tant que
gestionnaire de dossier
- analyser et/ou contrôler le dossier (relevé de mutation) et y appliquer la réglementation ou les procédures en vigueur
afin de
- de pouvoir tirer une conclusion dans le dossier basée sur tous les éléments.
Exemples de tâches
- Vérifier si l'information dans les relevés de mutations est complète et correcte et compléter ou modifier des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur
- Exécuter les mutations (encodage) dans l'application du service suivant les procédures ou règles et contrôler les dossiers traités (pour les vérificateurs)
- Gérer des arriérés de traitement et des indus ainsi que fixer le mode de récupération
- Vérification à posteriori des paiements et retours éventuels
En tant que
personne de contact
- donner des renseignements et répondre à des questions ou des plaintes des clients internes ou externes concernant le dossier
afin de
- de leur fournir des informations complètes au sujet du dossier ou de proposer une réponse à la question ou à la plainte.
Exemples de tâches
- Recevoir les questions ou les plaintes, en examiner la nature et recueillir des informations additionnelles
- Fournir des explications de type fiscal, ou concernant leur rémunération, pécule de vacance, fiche de traitement etc. aux clients
- Tenir les parties concernées au courant de l'état de la situation
- Fournir des informations aux services du personnel en matière mutuelle, de pensions, de fiches de traitements etc.
- Traiter les plaintes et litiges suivant les procédures ou règles, ou les transmettre à des personnes et des services spécialisés
En tant que
gestionnaire de données et/ou de documentation
- assurer le suivi administratif des dossiers et classer l'information afin de mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
afin de
- de mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
Exemples de tâches
- Ranger les dossiers et/ou les documents suivant les principes de la classification
- Ordonner des données et les classer dans les catégories de la banque de données
- Tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus
- Classement des instructions à encoder et les pièces juridique y attenantes
Positionnement
La fonction est dirigée par
A1 ( DBB106) , A2 ( DBB 107) ou A3 ( DPO308)
La fonction dirige : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.