Identification de la fonction

Code de la fonction : BB003

Niveau: C

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Gérer, analyser et contrôler tous les mouvements et données comptables des postes consulaires et diplomatiques belges à l’étranger

afin de

pouvoir calculer les dépenses de manière correcte et optimale et d’assurer le fonctionnement normal des postes en procédant au remboursement périodique de leurs dépenses

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

Gérer et contrôler les documents comptables et budgétaires avec précision et méthode

afin de

garantir le fonctionnement des postes diplomatiques en procédant aux remboursements périodiques.

 

Exemples de tâches

• Préparer les transferts pour le poste

• Contrôler les fonds disponibles (en caisse et à la banque)

• Consulter l’application consulaire permettant de gérer tous les produits et tâches consulaires (délivrance de visas, de passeports, …) des postes (Consunet) et postes honoraires (Consuweb) ainsi que les flux financiers (taxes consulaires et frais de production) y afférents

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

Contrôler les pièces comptables avec précision et régularité

afin de

permettre la bonne exécution des instructions fournies par les différents services

 

Exemples de tâches

• Consulter Logistics (application de regroupement, suivi et gestion de l’ensemble des demandes d’autorisation émises par l’ensemble des postes et concernant tous les services du SPF)

• Contrôler et, le cas échéant, adapter les autorisations des services gestionnaires de crédits et en surveiller l’exécution

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

Créer les grilles budgétaires

afin de

garantir l’imputation correcte et rapide en poste des dépenses effectuées

 

Exemples de tâches

• Consulter Fedcom (système SAP de comptabilité fédérale)

• Adapter les bons de commande (purchase orders – PO)

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

Contrôler et suivre les enveloppes budgétaires annuelles allouées à un poste spécifique

afin de

pouvoir signaler à temps aux acteurs concernés tout dépassement imminent

 

Exemples de tâches

• Consulter budget.net (le volet budgétaire spécifique qui fournit, par poste et par catégorie de budget, un aperçu des budgets, dépenses, soldes, révisions budgétaires et justifications relevant du poste et du département)

• Contrôler les enveloppes budgétaires annuelles dans le cadre de la gestion autonome

• Consulter Per All (banque de données du personnel)

 

En tant que

gestionnaire de litiges

Traiter avec rapidité et efficacité les plaintes et litiges simples ou courants

afin de

offrir au client une solution justifiée

 

Exemples de tâches

• Réceptionner le litige ou la plainte et en examiner la nature

• Rassembler des informations complémentaires (prendre contact avec les personnes concernées, analyser les motifs du litige ou de la plainte, etc.)

• Rédiger une recommandation ou une proposition

• Informer les parties concernées de l’état d’avancement

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Les postes	Pièces justificatives, Autorisations, Éclaircissements, Instructions, Montants, Remarques	Papier (rapport, fax), Courrier électronique, Téléphone, En face à face	Ad hoc
Les services gestionnaires de crédit	Pièces justificatives, Autorisations, Éclaircissements, Instructions, Montants, Remarques	Papier (rapport, fax), Courrier électronique, Téléphone, En face à face	Ad hoc
Le chef de service	Pièces justificatives, Autorisations, Éclaircissements, Instructions, Montants, Remarques	Papier (rapport, fax), Courrier électronique, Téléphone, En face à face	Ad hoc
Le service d’inspection	Pièces justificatives, Autorisations, Éclaircissements, Instructions, Montants, Remarques	Papier (rapport, fax), Courrier électronique, Téléphone, En face à face	Ad hoc
Le service consulaire C2.3	Pièces justificatives, Autorisations, Éclaircissements, Instructions, Montants, Remarques	Papier (rapport, fax), Courrier électronique, Téléphone, En face à face	Ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Les postes	Informations financières (comptables ou consulaires)	Papier (rapport type, fax, fiche du poste, tableau budgétaire, etc.), Courrier électronique, Téléphone	Ad hoc
Les services gestionnaires de crédits	Informations financières (comptables ou consulaires)	Papier (rapport type, fax, fiche du poste, tableau budgétaire, etc.), Courrier électronique, Téléphone	Ad hoc
Le chef de service	Informations financières (comptables ou consulaires)	Papier (rapport type, fax, fiche du poste, tableau budgétaire, etc.), Courrier électronique, Téléphone	Ad hoc
Le service d’inspection	Informations financières (comptables ou consulaires)	Papier (rapport type, fax, fiche du poste, tableau budgétaire, etc.), Courrier électronique, Téléphone	Ad hoc
Le service consulaire C2.3	Informations financières (comptables ou consulaires)	Papier (rapport type, fax, fiche du poste, tableau budgétaire, etc.), Courrier électronique, Téléphone	Ad hoc
La Cour des comptes	Informations financières (comptables ou consulaires)	Papier (rapport type, fax, fiche du poste, tableau budgétaire, etc.), Courrier électronique, Téléphone	Ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Le chef de service et le(s) chef(s) de service adjoint(s) B&B4 Contrôle de gestion des postes

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• Liberté d’action très limitée : la liberté d’action propre à la fonction est très limitée en raison de l’impératif de respect des procédures et réglementations

• Les décisions du gestionnaire porteront uniquement sur les priorités relatives à la gestion et au suivi des dossiers (organisation personnelle de son travail).

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Tout ce qui diffère des procédures normales et des directives spécifiques régissant l’exécution des tâches du gestionnaire de dossiers

• Les décisions relatives à des dossiers complexes ou sensibles s’écartant des règles en application

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Législations et réglementations relatives au contrôle financier, administratif et comptable

• Réglementations propres au SPF Affaires étrangères (manuel financier)

• Lois relatives à la comptabilité de l’État

 

Quelles innovations

• Suggestions d’optimalisation des procédures existantes (p. ex. amélioration ou extension de l’autonomie de gestion)

 

Sur base de quel cadre de référence

• Instructions du SPF B&CG

• Instructions et directives provenant de la direction de B&B

• Instructions de la Cour des comptes

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.