Identificatie van de functie

Functiecode : DSA008

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het rechtstreeks adviseren, informeren en bijstaan van de manager

teneinde

de manager toe te laten de hem/haar toevertrouwde opdrachten optimaal te vervullen en de doelstellingen van zijn/haar managementplan te realiseren.

 

Het beheren van de middelen (inzake budget, personeel, ICT, logistiek, enz.) waarover de directie-generaal/stafdirectie beschikt

teneinde

bij te dragen tot een efficiënte werking van de diensten.

 

Fungeren als schakel tussen de manager en de directies/diensten enerzijds, en tussen de eigen directie-generaal/stafdirectie en de andere directies anderzijds

teneinde

bij te dragen tot de bepaling en uitvoering van een coherent beleid inzake de aanwending van de middelen, op het niveau van zowel de directie-generaal/stafdirectie als op dat van de federale overheidsdienst.

 

Resultaatgebieden

Als

verantwoordelijke beheer

het bijstaan van de manager bij het dagelijks beheer van de directie-generaal/de stafdirectie

teneinde

bij te dragen tot een optimaal gebruik van de middelen (budget, personeel, ICT en logistiek) die ter beschikking worden gesteld van de directie-generaal/stafdirectie

 

Voorbeelden van taken

• het beheren van de werkingsbudgetten van de directie-generaal/stafdirectie

• het oriënteren en controleren van de uitvoering van het personeelsplan van de directie-generaal/de stafdirectie

• het organiseren van de logistieke omkadering van de medewerkers van de directie-generaal/stafdirectie

• het organiseren van de evaluatiecyclus binnen de directie-generaal/stafdirectie

• het goedkeuren van de aanvragen van de diensten voor kleinere aankopen

 

Als

coördinator

het organiseren van coördinatievergaderingen binnen de directie-generaal/de stafdirectie of in plaats van de manager

teneinde

bij te dragen tot de coherentie van het beleid van de directie-generaal/stafdirectie

 

Voorbeelden van taken

• het detecteren en signaleren van de problemen inzake interne coördinatie en coherentie, en het nemen van initiatieven om deze op te lossen

• het verspreiden van informatie naar de directies en diensten toe

• het verzamelen en synthetiseren van informatie die afkomstig is van de directies en diensten

• het organiseren, voorbereiden en eventueel leiden van coördinatievergaderingen

 

Als

adviseur

het bijstaan en adviseren van de manager m.b.t. de materies die verband houden met het personeelsbeheer en de materiële middelen

teneinde

bij te dragen tot een efficiënt beheer en een doeltreffend beleid van de directie-generaal/stafdirectie

 

Voorbeelden van taken

• het mee voorbereiden van het personeelsplan en het adviseren van de manager hieromtrent

• het verlenen van advies aan de manager, in zijn/haar hoedanigheid van lid van het directiecomité, in verband met de agendapunten van dit comité inzake beheer

• het verlenen van advies in verband met de verschillende moderniseringsprojecten van de federale overheid

• het formeel en desgevallend inhoudelijk controleren van de dossiers en mails die aan de manager worden voorgelegd

• het uitwerken van instructies met betrekking tot het algemeen beleid van de directie-generaal/stafdirectie/FOD

 

Als

leidinggevende en coach

het leiden en ondersteunen van de administratieve medewerkers van het secretariaat van de directie-generaal/stafdirectie

teneinde

bij te dragen tot een optimale werking en organisatie van de dienst, en een goede werksfeer tot stand te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het beheren van de personeelsdossiers (verlof, recuperatie, enz.)

• het superviseren van de interne taakverdeling

• het opnemen van de rol van evaluator (in het kader van de ontwikkelcirkels)

• het oplossen van allerlei administratieve en menselijke problemen van het personeel

• het coachen en leiden van de groep medewerkers bij hun dagelijkse activiteiten, het toepassen van de ontwikkelcirkels

 

Als

vertegenwoordiger

het vertegenwoordigen van de directie-generaal/de stafdirectie op interne en externe vergaderingen

teneinde

de standpunten van de directie-generaal/de stafdirectie kenbaar te maken en te verdedigen, en te onderhandelen met de gesprekspartners om een doeltreffende oplossing te vinden

 

Voorbeelden van taken

• fungeren als contactpunt binnen diverse formele en informele netwerken binnen de FOD: B&B (budget en beheerscontrole), P&O (personeel en organisatie), ICT, Communicatie, enz.

• deelnemen aan de dagelijkse coördinatievergaderingen van de DG's ter vervanging van de manager of zijn/haar adjunct

• deelnemen aan externe of interne ad-hocvergaderingen

• het beargumenteren en verdedigen van de standpunten van de directie-generaal/de stafdirectie

 

Als

organisator

instaan voor de organisatie en opvolging van de personeelsvergaderingen, de contactdagen met vertegenwoordigers van het personeel, de teamvergaderingen en de bijeenkomsten van interne netwerken

teneinde

een doelmatig en efficiënt verloop van deze bijeenkomsten tot stand te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het uitwerken van een agenda of programma, in overleg met de manager en andere partijen (het directiecomité, de politieke overheid, de directies en diensten, enz.)

• het coördineren en het bewaken van de kwaliteit van de inhoudelijke uitvoering van het programma, in overleg met de betrokken directies/diensten

• het organiseren van de logistieke omkadering van de contactdagen met vertegenwoordigers van het personeel en van de vergaderingen met het personeel van de directies en diensten

• instaan voor de opvolging van de tijdens deze vergaderingen genomen beslissingen

 

Als

change agent

het nemen of ondersteunen van veranderingsinitiatieven

teneinde

bij te dragen tot de modernisering van de directie-generaal/stafdirectie/FOD

 

Voorbeelden van taken

• het coördineren en aansturen van het veranderingsproces binnen de directie-generaal/stafdirectie

• het nemen of ondersteunen van communicatie-initiatieven met betrekking tot veranderingsprojecten binnen de directie-generaal of de stafdirectie

• meewerken aan of het leiden van een verbeterproject

• deelnemen aan seminaries

• het begeleiden van de implementatie van de verbeteringsprojecten

 

Als

redacteur

het opstellen van allerlei soorten teksten (verslagen, interne instructies, voorbereidende nota's met het oog op een onderhoud, een bezoek, een ontmoeting, enz.)

teneinde

bij te dragen tot een doeltreffende communicatie van de manager met de directies, de diensten en het personeel

 

Voorbeelden van taken

• het voorbereiden van de presentaties en toespraken van de manager

• het opstellen van verslagen van vergaderingen en bijeenkomsten die worden voorgezeten door de manager of zijn/haar vertegenwoordiger

• het opstellen van administratieve teksten (instructies aan de directies, de diensten, het personeel, enz.)

• het opstellen of corrigeren van de schriftelijke communicatie met betrekking tot de directie-generaal/stafdirectie (informatiebrief, jaarverslag, enz.)

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal/stafdirecteur/voorzitter van het directiecomité: N-1/ N

 

De functie leidt : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.