Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

Finalités

En tant que

dirigeant

coordonner, diriger, définir une vision et communiquer, orienter, informer, soutenir, conseiller, seconder et effectuer le suivi des actions, des opérations et des développements qui se présentent dans le cadre du bon fonctionnement du service, la bonne entente et l'atmosphère au sein du groupe, et diffuser une bonne image aux Présidents des différents SPF et à leurs mandataires; tout ceci dans le cadre du support, du centre d'expertise et du développement de méthodes et de techniques adaptées concernant l'établissement de systèmes de contrôle interne, de systèmes de gestion et d'un audit interne au sein des institutions publiques fédérales

afin de

être à même d'offrir des services, de l'aide et une assistance aussi efficaces que possible aux autres SPF, grâce à une communication claire, à une bonne ambiance et à une bonne entente dans le service, basées sur la transparence et sur une communication ouverte, de sorte que ceux-ci puissent utiliser aussi efficacement, effectivement et économiquement que possible les moyens publics mis à leur disposition de manière aussi responsable que possible afin d'atteindre les objectifs fixés; la direction du service (interne) et la direction des différentes initiatives du service (externe) sont toutes deux basées sur une vision claire, sur la transparence (transmission d'informations et bonnes pratiques), sur une communication ouverte (en tenant compte de la confidentialité des données de chacune des organisations avec lesquelles on collabore), ainsi que sur l'écoute liée aux questions et remarques communiquées, et ce, afin de rechercher, en collaobration avec les personnes concernées, une solution positive ou proposer d'éventuelles adaptations

Exemples de tâches

établir un planning précis des actions que l'on souhaite réaliser avec le service durant l'année en cours et définir la façon dont celui-ci cadre avec les plans généraux du Président du SPF ainsi qu'avec les plans politiques et la réglementation édictés par le Gouvernement; en outre, définir la stratégie pour le long et le moyen terme - en tenant compte des risques possibles qui peuvent survenir - et contribuer à la réalisation d'une nouvelle culture de management au sein de l'organisation et au sein des autorités fédérales en relation avec le contrôle interne, le contrôle de gestion et l'audit interne

sur la base de la politique du Ministre compétent ou de sa propre initiative - en tenant compte des problèmes constatés au sein des différentes institutions publiques - sélectionner, délimiter et donner les priorités à la demande de SPF spécifiques, du forum des Présidents, du forum des directeurs d'encadrement B&CG, Budget et Contrôle de la gestion (qui ont pour mission de coordonner le contrôle de gestion dans leur organisation) lors de l'éxécution de projets que le service souhaite concrétiser

coordonner les ressources humaines pour le service concerné; en accord avec le Président et le directeur d'encadrement P&O (Personnel et Organisation), prendre les initiatives nécessaires en vue du recrutement et de la sélection de candidats collaborateurs pour le service Management Support; informer et communiquer les développements existants et ceux qui se dessinent ainsi que sur le fonctionnement des divers instruments de contrôle, de gestion et d'audit, sur les développements stratégiques et les modèles de direction des organisations publiques; contrôler le suivi des divers projets du service en conjonction avec les collaborateurs concernés et, conformément aux plans opérationnels du Management, veiller à ce que les moyens nécessaires soient disponibles pour les réaliser à temps

encadrer et soutenir les collaborateurs (internes ou externes) lors de l'exécution de projets, méthodes et techniques définis, et dans le cadre du contrôle interne, du contrôle de gestion, du contrôle de qualité, de l'évaluation des risques et de l'audit interne; prêter assistance dans le cadre de l'élaboration de lois et réglementations pour les services publics en matière de contrôle interne, de contrôle de gestion, d'audit interne, etc.

assumer la direction de grands projets englobant de nombreuses personnes externes concernées et en communiquer la réalisation et les résultats de façon claire, structurée à tous les participants et responsables afin que le planning prévu puisse être respecté et afin d'obtenir des résultats utilisables par les clients concernés (à savoir les Présidents, le Ministre, les mandataires concernés, le citoyen) et suivre les cercles de développement des différents collaborateurs; ceci implique également la prise en charge de formations complémentaires en temps opportuns afin que ces collaborateurs soient reconnus en qualité d'experts par les autres SPF et leurs responsables et transmettre, ce faisant, une image positive du service

En tant que

conseiller stratégique

conseiller, concevoir, proposer, informer, discuter les aspects économiques généraux du fonctionnement du secteur public avec, en point de mire, la bonne gestion de moyens limités; aider au développement de la stratégie et de la gestion de la politique financière et opérationnelle dans le secteur public; aider d'une part à organiser des relations entre les services publics et d'autre part à développer leurs moyens de gestion; en rapport avec ces matières (maîtrise interne, contrôle interne, contrôle de gestion, audit, contrôle de qualité, etc.), contribuer à donner une image harmonieuse et juste aux institutions européennes et internationales

afin de

transmettre aussi positivement que possible une image des institutions de l'administration publique belge; parallèlement, mettre en place un fonctionnement coordonné dans et entre les différentes institutions publiques, lequel répondra ainsi aux souhaits et attentes des citoyens, des associations et du parlement de façon aussi efficace, efficiente et économe que possible; il sera tenu compte, en l'occurrence, des changements de circonstances et des besoins des diverses personnes et organisations

Exemples de tâches

fournir des informations sur les aspects économiques généraux du fonctionnement du secteur public, l'utilisation de moyens publics limités, l'organisation du cycle budgétaire et stratégique et favoriser, dans le cadre de la législation et de la technique de rapportage externe des organisations, la justification du bon usage des fonds publics, le respect de la législation en matière de relayage de l'information, d'évaluation et de consolidation

conseiller et aider au développement de la législation et de la réglementation concernant l'organisation des cycles de planning et de contrôle, le relayage de l'information à l'intention du management, la budgétisation, la mise à disposition d'indicateurs, l'élaboration, le développement et l'entretien des instruments de contrôle, de modèles de qualité et d'audits opérationnels et de performance

participer à des réunions internationales et européennes qui ont trait au contrôle interne, au contrôle de gestion, à l'audit, aux contrôles de qualité - tant budgétaires qu'opérationnels - en qualité de représentant de la Belgique

en qualité de coordinateur, collecter et ordonner les divers composants analytiques fournis par les différents SPF (cf. projet FEDCOM, mise en oeuvre d'une comptabilité publique adaptée)

seconder et conseiller le Ministre du Budget dans le cadre de commissions parlementaires ou en d'autres circonstances lorsqu'il doit donner des réponses en rapport, notamment, avec l'inspection, le contrôle, la gestion et l'audit des institutions publiques

En tant que

gestionnaire

coordonner, suivre, évaluer, désigner les personnes et les moyens nécessaires pouvant être mis à disposition par le service pour la réalisation des principaux projets, dans le cadre de la réalisation des objectifs préétablis pour le service et qui s'inscrivent dans le cadre des objectifs communs du SPF et des autorités publiques fédérales

afin de

à partir d'une vision claire, communiquée aux collaborateurs et approuvée par le président, déterminer les priorités pour les objectifs à réaliser selon SMART (Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste, et dans le Temps); toute l'attention nécesaire est à consacrer à l'utilisation efficace, efficiente et économe des moyens mis à disposition; le gestionnaire affectera ses collaborateurs, sur la base de leurs qualités et compétences, aux projets spécifiques afin de pouvoir utiliser de façon optimale le potentiel disponible pour permettre la réalisation des objectifs préétablis; au moyen d'une bonne communication et d'un excellent relayage de l'information, introduire la transparence nécessaire à la bonne ambiance du service et transmettre également cette attitude positive aux partenaires du service; le gestionnaire informera aussi le Président et les mandataires à temps des éventuels problèmes susceptibles de survenir et d'entraver la réalisation des objectifs

Exemples de tâches

établir un planning clair et précis des moyens (personnel et autres) et des projets; pareillement, formuler les objectifs du service selon le principe SMART et communiquer clairement aux collaborateurs sur la base de quels paramètres ces actions seront réalisées (

seconder, soutenir et aider les collaborateurs au cas où des problèmes se poseraient, sur simple demande des intéressés ou en cas de changement de circonstances; définir clairement les priorités parmi les objectifs afin que les objectifs stratégiques de l'organisation auxquels le service contribue ne soient pas menacés; prévoir ici une bonne coordination dans le cadre de l'affectation des personnes et de la gestion des ressources humaines sur la base de leurs capacités, possibilités et expertise afin qu'elles puissent servir de manière aussi optimale que possible les divers partenaires (clients)

garantir une bonne planification des dépenses fixes et variables du service afin de disposer de moyens suffisants pour toute l'année et en vue de mener à bien les missions demandées; se montrer également prévoyant en matière de formation des collaborateurs afin qu'ils puissent toujours conserver l'expertise requise pour accomplir correctement leurs tâches

être à l'écoute des souhaits et des attentes des clients et prendre les initiatives nécessaires en vue de les réaliser ou d'y répondre le mieux possible; veiller également à la bonne communication des initiatives prises et des résultats déjà obtenus; il en va de même de l'évaluation des risques et des obstacles qui pourraient survenir

établir un réseau de spécialistes en matière de contrôle interne, de contrôle de gestion et de contrôle de qualité afin de générer un meilleur échange d'informations entre les divers responsables des différents SPF

En tant que

coach

soutenir, encourager, conseiller les dirigeants ou les personnes désignées (par la loi, par le ministre ou par leur supérieur hiérarchique) et leur proposer des méthodes et techniques, des instruments et modèles, des systèmes et réalisations, des normes et ratios

afin de

garantir un meilleur contrôle de l'organisation et de son fonctionnement, des réalisations et des résultats, de l'utilisation efficace des moyens, de la qualité des données et des prestations et sur la satisfaction des clients

Exemples de tâches

aider les dirigeants à clarifier et à définir l'ordre de classement des objectifs (à savoir, les objectifs de l'organisation), les aider et leur signaler la nécessité de définir concrètement les responsabilités dans leur organisation et du suivi de ces responsabilités, et à développer et adapter les systèmes, modèles et instruments spécifiques afin qu'ils soient utilisables dans leur organisation ou dans une partie de leur organisation

éduquer et former des groupes de personnes qui seront désignées en vue d'évaluer exactement, adéquatement et fidèlement les risques au sein de leur organisation

signaler les dangers, les risques, les imperfections, les bonnes pratiques, etc; les confronter à d'autres solutions ou systèmes possibles en vue de résoudre des problèmes spécifiques et leur signaler leurs responsabilités et les nouvelles évolutions qui se présentent sur le plan national, européen ou international dans le domaine du contrôle interne, des systèmes de gestion, des normes de qualité, des normes IIA, des nouveaux modèles ou techniques, des ratios financiers ou budgétaires, des évolutions TIC (Technologies de l'information et de la communication) et similaires

les accompagner et attirer leur attention sur certaines obligations légales (nationales, européennes ou internationales) auxquelles ils doivent satisfaire conformément aux traités ratifiés par la Belgique et aux Ordonnances et Directives européennes à exécuter par la Belgique, dans des délais définis

leur fournir des exemples de rapports à adresser aux organisations européennes ou internationales concernant les positions adoptées par la Belgique

En tant que

conseiller externe

en rapport avec les initiatives et les développements présents au sein des différents SPF, SPP et autres services publics, informer et conseiller afin d'identifier clairement les risques et d'aider à les couvrir le mieux possible et, ce faisant, aider à concrétiser les objectifs des SPF et SPP sur le plan budgétaire et opérationnel; il convient d'accorder une attention particulière, aux objectifs préétablis, à la façon dont les moyens qui leur sont alloués sont utilisés en conformité avec les 3 E afin de parer aux risques de façon aussi optimale que possible (o n retrouve ici aussi le lien avec les auditeurs internes et externes)

afin de

donner un aperçu correct des développements stratégiques et politiques, des effets positifs et négatifs des systèmes de maîtrise, des systèmes de contrôle internes réalisés ou entamés, des systèmes de gestion, des contrôles de qualité, des normes utilisées et des audits internes et externes à l'OCDE, la Commission européenne, les organisations internationales, la Cour des Comptes, les consultants externes, les universités, le Cabinet du Ministre du Budget, le Parlement et, évidemment, le citoyen, pour pouvoir donner une justification exacte et fiable quant aux moyens publics qui leur sont alloués et qui sont utilisés

Exemples de tâches

participer à des forums internationaux au sein et en dehors de l'Europe dans le cadre du contrôle interne, du contrôle de gestion, de la maîtrise des risques, du contrôle de qualité, de l'audit et d'autres domaines directement connexes, y compris les rapports aux institutions européennes et internationales concernées au sujet du niveau d'introduction d'un système de contrôle interne adéquat (système de gestion) et d'un audit qui peuvent assurer un suivi précis des moyens octroyés

communiquer les développements existants et ceux qui se dessinent ainsi que le fonctionnement des différents instruments de contrôle, de gestion et d'audit, les développements stratégiques et les modèles de direction des organisations publiques; fournir des informations dans ces matières

analyser et faire rapport sur les méthodes de conception, d'évaluation et de décision des projets financés par le budget fédéral ou par des fonds européens

de commun accord (avec ces organisations externes), rédiger et transmettre des rapports d'évaluation sur les développements au sein des services publics fédéraux dans le cadre des indicateurs quantitatifs et qualitatifs de la politique et du management concernant les moyens financiers et humains employés en relation avec des projets spécifiques s'inscrivant dans le cadre de la réglementation européenne ou internationale (directives, traités, contrats bilatéraux entre la Belgique et d'autres institutions internationales ou pays)

développer et entretenir des réseaux avec des fonctionnaires d'autres pays au sein et en dehors de l'Europe afin d'apprendre et développer de nouvelles idées, expériences et initiatives utilisables dans les services publics belges (SPF, SPP, Ministère de la Défense et autres institutions publiques)

En tant que

conseiller interne

formuler des recommandations, suggestions, conseils, propositions, fournir des données, méthodes, astuces, obstacles, documentations et points importants aux Présidents des SPF (horizontaux et verticaux), aux SPP, au Ministère de la Défense et autres institutions parastatales ainsi qu'aux autres mandataires, comme les directeurs d'encadrement budget & contrôle de gestion qui agissent en tant que conseiller direct de leur Président et du Comité de direction au sujet des développements dans l'organisation au niveau du contrôle interne, du contrôle de gestion et de l'audit interne; il existe en outre un contact étroit avec la Cour des Comptes et la cellule politique du SPF Budget & Contrôle de gestion ainsi qu'avec les responsables de la Chancellerie, du SPF P&O (Personnel et Organisation) et de Fedict (SPF Technologie de l'information et de la communication) qui font aussi tous partie des Shared Services (SPF horizontaux)

afin de

favoriser au sein des diverses institutions fédérales belges, la conception d'un système de contrôle interne, d'un système de gestion et d'un audit interne qui satisfont aux normes internationales relatives à ces matières; ieux-ci-doivent ainsi pouvoir fournir au Comité de direction dirigé par le Président, à l'Inspecteur des Finances et à la Cour des Comptes, les garanties nécessaires concernant les éléments budgétaires fournis en matière d'exactitude, d'intégralité, de fiabilité et de justesse; ils doivent également établir clairement que les organisations concernées sont sous contrôle et dirigées de manière efficace, effective et économique afin qu'elles puissent alors passer à un contrôle ex-post au lieu de l'actuel contrôle ex-ante

Exemples de tâches

développer un réseau et un forum avec les différents mandataires, en particulier avec les directeurs d'encadrement B&CG qui doivent assurer le suivi du contrôle interne et du contrôle de gestion au sein de leur organisation, y compris fournir des conseils sur les questions stratégiques dans le secteur public; contribuer à l'évaluation des effets positifs et négatifs des systèmes de gestion

proposer des réponses concernant les questions d'orientation dans des institutions particulières du secteur public et fournir des conseils dans le cadre des cycles de planning et de contrôle, du relayage de l'information à l'intention du management, de la budgétisation interne et du traitement analytique de données financières; proposer des instruments de contrôle, des modèles de qualité, des audits opérationnels et de performance et contribuer à leur mise en place

faire prendre conscience aux mandataires que la culture de leurs organisations doit changer, que celle-ci doit de plus en plus évoluer vers une forme d'auto-contrôle afin qu'ils puissent obtenir plus d'autonomie dans la gestion de leurs moyens et les former sur les instruments et les méthodes qui existent pour réaliser un système de contrôle interne fonctionnant correctement

seconder la Cour des Comptes, en tant que contrôleur pour le Parlement, en vue de la collecte d'informations relatives auxs projets existants et en développement au sein des divers services publics fédéraux concernant le contrôle interne, le contrôle de gestion et le lancement d'audits internes

aider le corps interfédéral de l'Inspection des Finances dans son travail d'information des dirigeants des différentes organisations qui doivent prendre conscience qu'ils peuvent procéder à un contrôle ex-post total ou partiel, à la place de l'actuel contrôle ex-ante, si les données fournies sont suffisamment fiables, complètes et correctes et si les différents processus, tant budgétaires qu'opérationnels, sont entièrement sous contrôle

En tant que

expert/spécialiste

concernant des éléments tant opérationnels que budgétaires du contrôle interne, du contrôle de gestion, du contrôle de qualité et de l'audit, il peut introduire et analyser les processus, estimer les risques susceptibles d'influencer le bon fonctionnement du service et réaliser les objectifs fixés par le dirigeant (tant sur le plan budgétaire qu'opérationnel)

afin de

maîtriser les risques liés à ces objectifs, à la qualité, aux implications budgétaires et à la communication, et réagir aux opportunités qui se présentent et permettre ainsi au SPF, au SPP, au Ministère de la défense, à la Direction Générale ou à une autre institution publique de fonctionner plus efficacement et plus économiquement

Exemples de tâches

analyser les plans stratégiques, de management et opérationnels, à savoir les objectifs SMART, les processus, les procédures, les KPI (Key Performance Indicators, indicateurs de performance clé) et les indicateurs qui sont connus et qui, par la clarté, la concision et la compréhension de la formulation et de la communication sont soutenus par le service entier ou toute l'organisation

donner des indications concernant l'impact d'évolutions économiques données et changeantes sur les différents indicateurs, KPI et, en particulier, par rapport à leur impact budgétaire et opérationnel; il sera proposé, ici aussi, des ratios, des techniques et des instruments afin de pouvoir suivre ces évolutions de manière plus coordonnée; ces derniers doivent permettre aux responsables de corriger et de maintenir le contrôle de leur organisation et de limiter au maximum les risques, sans menacer la qualité des services

pour les différentes tâches, apporter des clarifications, en cas de besoin, dans, notamment, la désignation des 'responsables' et de l'éventuelle 'responsabilité', en ce compris la définition des résultats attendus et des indicateurs à réaliser

aider les mandataires et les responsables à garder le contrôle des différents flux de données, des flux budgétaires, de communication ou de transmission des données au sein de l'organisation; maintenir à jour les 'balanced scorecards' (tableaux de bord équilibrés) en analysant régulièrement les paramètres et indicateurs utilisés

informer par écrit (rapports) et oralement sur les évolutions, tendances, événements qui se sont produits au sein de l'organisation ou de l'autorité fédérale et, sur cette base, proposer de nouvelles solutions (bonnes pratiques)

En tant que

chef de projet

assumer la direction, l'orientation et la réalisation de nouveaux projets et initiatives lancés par le service ou à l'initiative d'une institution publique (en collaboration ou non avec des consultants externes) dans le cadre du renforcement et/ou de l'amélioration de l'inspection, de la qualité, du contrôle interne, du contrôle de gestion et du contrôle des risques sur le plan budgétaire et/ou opérationnel ainsi que sur le plan de l'introduction et du développement d'un service d'audit adéquat

afin de

pouvoir offrir des conseils et toutes les aides possibles aux différents Présidents et à leurs Comités de direction en vue de mieux contrôler leur organisation sur le plan des risques, de la fiabilité, de l'exactitude et de l'intégralité des informations, des niveaux et des normes de qualité, des contrôles de gestion (budgétaires et opérationnels), de la communication et des procédures et processus existants afin de réaliser ainsi les objectifs fixés

Exemples de tâches

réunir les divers responsables à l'intérieur ou à l'extérieur des différents services publics fédéraux, Minstère de la Défense ou autres institutions publiques qui sont actifs dans un domaine concret au sein de leur organisation et, à leur initiative ou à celle d'un Président, lancer un groupe de projet qui doit les aider à définir le cheminement à suivre ou qui doit prendre des initiatives concernant la rédaction de projets de loi ou d'AR concernant le contrôle de leur organisation, leurs procédures, le fonctionnement et les 3 E ainsi qu'en matière d'audit

rechercher et proposer les bonnes pratiques au profit des participants dans ou en dehors du secteur public (secteur privé) et rechercher le consensus sur certaines normes minimales qui doivent être réalisées dans chaque organisation dans le cadre du contrôle financier et opérationnel

avec certains groupes, organiser des visites dans des services spécifiques s'occupant de la problématique susmentionnée afin de leur montrer sur place le fonctionnement et les instruments qui pourraient éventuellement être utiles dans leurs organisations

rédiger des fiches de projet dans lesquelles sont définis avec précision les nouveaux projets, les délais dans lesquels des résultats doivent être soumis aux responsables appartenant ou non au secteur public

favoriser, préparer les sessions de travail, organiser, proposer des instruments, rechercher le consensus, rédiger des rapports des réunions qui ont eu lieu et rendre compte des résultats obtenus dans des rapports contenant les données statistiques nécessaires et les recommandations pour les dirigeants des différents services publics ou pour un groupe spécifique de responsables (p. ex.: le forum des directeurs d'encadrement Budget & Contrôle de la Gestion et le réseau des responsables en matière de contrôle interne)

Conseiller général soutien du management (budget et finances publics) - Directeur (M/F/X)

Identification de la fonction

Raison d'être de la fonction

afin de

afin de

afin de

Finalités

dirigeant

afin de

Exemples de tâches

conseiller stratégique

afin de

Exemples de tâches

gestionnaire

afin de

Exemples de tâches

coach

afin de

Exemples de tâches

conseiller externe

afin de

Exemples de tâches

conseiller interne

afin de

Exemples de tâches

expert/spécialiste

afin de

Exemples de tâches

chef de projet

afin de

Exemples de tâches

Positionnement

La fonction est dirigée par

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Profil de compétences comportementales