Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB014

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Assurer le suivi de la réglementation concernant les marchés publics et les finances publiques

afin de

surveiller l'application correcte de cette matière dans le suivi financier et administratif des programmes de R&D (Recherche et développement).

 

Apporter son aide sur le plan du contenu et organisationnel

afin de

assister le conseiller gestion de contrats dans l'exécution de ses tâches.

 

Finalités

En tant que

coach

accompagner l'attachés gestion de contrats

afin de

les motiver, d'augmenter le niveau de leurs connaissances et permettre leur intégration rapide dans l'environnement de travail

 

Exemples de tâches

• coordination et direction de la gestion de plusieurs programmes au sein de certaines domaines de recherche ou types de programmes

• diriger et coordonner les activités du gestionnaire de contrats et de programmes

• transmettre des informations et son expérience de travail

• apprendre des procédures

 

En tant que

gestionnaire de contrat

contribuer à la préparation des contrats complexes et apporter son aide dans le déroulement des marchés publics

afin de

harmoniser les règles administratives et financières en matière de contrats de recherche

 

Exemples de tâches

• apporter son aide dans la rédaction d'un contrat complexe et d'annexes

• relire les nouveaux contrats et leurs annexes, contrôler et parapher le tableau budgétaire

• participer à la rédaction d'un cahier des charges, ou le rédiger soi-même, pour un marché public, veiller à une publication correcte et fournir son soutien lors de la sélection

• établir des estimations pluriannuelles pour les programmes de recherche lors de l'établissement du budget et lors du contrôle budgétaire

• entretenir des contacts avec les instances compétentes (p.ex.: inspecteur des finances, etc.)

 

En tant que

gestionnaire de contrat

assurer le suivi des aspects financiers et administratifs des contrats complexes de R&D

afin de

permettre aux ayants-droit de percevoir les montants qui leur sont dus au moment exact et que les objectifs budgétaires soient atteints

 

Exemples de tâches

• traiter les demandes d'engagement de crédits

• tenir à jour un classement par contrat, rédiger la correspondance

• tenir à jour les tableaux pour la gestion financière des contrats, introduire les données

• traiter les demandes d'avances et les dossiers de créances

• traiter les demandes d'adaptations budgétaires, établir les annexes aux contrats

 

En tant que

contrôleur

contrôler les dépenses de recherche

afin de

vérifier si les moyens accordés sont utilisés correctement

 

Exemples de tâches

• contrôler des pièces justificatives

• vérifier si la réglementation et les prescriptions contractuelles sont appliquées correctement

• dépister des problèmes et d'éventuelles erreurs commises dans le dossier

• contrôler la concordance entre les données des Sections Budget et Comptabilité avec ses propres données

 

En tant que

conseiller

fournir une réponse aux questions de tiers et des gestionnaires de programmes, et donner des conseils techniques dans les affaires financières et budgétaires

afin de

faire usage de son expertise et la transmettre

 

Exemples de tâches

• conseiller les gestionnaires de programmes dans les affaires financières et budgétaires

• informer et conseiller les ayants-droit (p.ex. en ce qui concerne les paiements, etc.)

• donner des avis, formuler une proposition pour des dossiers qui traitent un problème spécifique

• participer à des groupes de travail interne

 

En tant que

assistent du conseiller

soutenir le conseiller gestion de contrats sur le plan du contenu et organisationnel

afin de

permettre un déroulement efficace de l'exécution de ses tâches en vue de la réalisation des objectifs du service

 

Exemples de tâches

• développer, en collaboration avec le conseiller, des processus/ procédures par rapport à la gestion administrative et financière des programmes de recherche

• prendre les contacts nécessaires auprès des instances concernées tant en interne (les supérieurs hiérarchiques du service financier ou les gestionnaires de programmes) qu'en externe (les institutions universitaires, les centres de recherche) pour assurer l'amélioration et la correcte application des dispositions juridiques et administratives desdits contrats de recherche

• représentation du département relative à la gestion financière générale des programmes de recherche et des contacts avec le directeur (financier) de l'institution de recherche

• rapporter aux supérieurs hiérarchiques du service financier qui décident collégialement de la suite à donner aux diverses positions (portant sur l'application des règles en matière de contrats de recherche)

• personne de contact, ensemble avec le conseiller, dans le cadre des instances de contrôle (Inspection des Finances, Cour des comptes)

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

se tenir au courant de la jurisprudence, de la législation et des règles budgétaires et comptables, de la législation et de la réglementation sur les marchés publics et les arrêtés ministériels

afin de

fournir des informations pertinentes et adéquates

 

Exemples de tâches

• assurer le suivi de la législation et de la réglementation

• suivre l'évolution de l'informatique dans le secteur

• s'autoformer, lire la littérature spécialisée

• participer à des formations spécifiques et des séminaires

• fournir des informations aux personnes concernées

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
responsable gestionnaire de contrat	législation, décisions	presse, note, e-mail, réunions	quotidien
gestionnaires de programme	décisions	contact pesronnel, e-mail	quotidien
promoteurs	questions écrites et orales	comme dossier, lettre, e-mail	quotidien
services financier ESF	questions écrites et orales	comme dossier, lettre, e-mail	quotidien
services financier universités	questions écrites et orales	comme dossier, lettre, e-mail	quotidien
serv fin. centres de recherche	questions écrites et orales	comme dossier, lettre, e-mail	quotidien
serv fin. bureaux d'étude	questions écrites et orales	comme dossier, lettre, e-mail	quotidien
section comptabilité	questions orales	contact personnel	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
gestionnaires de program.	avis orales, légistlation	contact personnel	quotidien
promoteurs	avis orale, écrite, décisions	par téléphone, lettre, e-mail ...	quotidien
services fin. ESF	avis orale, écrite, décisions	par téléphone, lettre, e-mail ...	quotidien
services fin. universités	avis orale, écrite, décisions	par téléphone, lettre, e-mail ...	quotidien
serv. fin. centres de recherche	avis orale, écrite, décisions	par téléphone, lettre, e-mail ...	quotidien
serv. fin. bureaux d'étude	avis orale, écrite, décisions	par téléphone, lettre, e-mail ...	quotidien
resp. gestionnaire de contrat	questions orale et avis	contact personnel, réunions, note	quotidien
autres serv. du SPP	questions et avis orale et ecrits	contact personnel, note, e-mail	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le conseiller gestion de contrats

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation de son travail

• méthodes d'exécution

• manière de faire rapport

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• décisions avec impact budgétaire

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

budget géré en 2004 : crédit d'engagement 83 mio ¬ / crédit d'ordonnancement : 102 mio ¬

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. 300 contrats

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation concernant les finances publiques et les marchés publics

• décisions du Conseil des Ministres

• dispositions contractuelles

• directives et procédures internes

 

Quelles innovations

• propositions visant à améliorer les processus de travail existants (manière de faire rapport, suivi du budget, etc.)

 

Sur base de quel cadre de référence

• expérience propre en matière de finances et de budget

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.