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Attaché A2 gestion des contrats (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBB014
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Experts support à l'organisation
Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)
Raison d'être de la fonction
Assurer le suivi de la réglementation concernant les marchés publics et les finances publiques
afin de
surveiller l'application correcte de cette matière dans le suivi financier et administratif des programmes de R&D (Recherche et développement).
Apporter son aide sur le plan du contenu et organisationnel
afin de
assister le conseiller gestion de contrats dans l'exécution de ses tâches.
Finalités
En tant quecoach
- accompagner l'attachés gestion de contrats
afin de
- les motiver, d'augmenter le niveau de leurs connaissances et permettre leur intégration rapide dans l'environnement de travail
Exemples de tâches
- coordination et direction de la gestion de plusieurs programmes au sein de certaines domaines de recherche ou types de programmes
- diriger et coordonner les activités du gestionnaire de contrats et de programmes
- transmettre des informations et son expérience de travail
- apprendre des procédures
En tant que
gestionnaire de contrat
- contribuer à la préparation des contrats complexes et apporter son aide dans le déroulement des marchés publics
afin de
- harmoniser les règles administratives et financières en matière de contrats de recherche
Exemples de tâches
- apporter son aide dans la rédaction d'un contrat complexe et d'annexes
- relire les nouveaux contrats et leurs annexes, contrôler et parapher le tableau budgétaire
- participer à la rédaction d'un cahier des charges, ou le rédiger soi-même, pour un marché public, veiller à une publication correcte et fournir son soutien lors de la sélection
- établir des estimations pluriannuelles pour les programmes de recherche lors de l'établissement du budget et lors du contrôle budgétaire
- entretenir des contacts avec les instances compétentes (p.ex.: inspecteur des finances, etc.)
En tant que
gestionnaire de contrat
- assurer le suivi des aspects financiers et administratifs des contrats complexes de R&D
afin de
- permettre aux ayants-droit de percevoir les montants qui leur sont dus au moment exact et que les objectifs budgétaires soient atteints
Exemples de tâches
- traiter les demandes d'engagement de crédits
- tenir à jour un classement par contrat, rédiger la correspondance
- tenir à jour les tableaux pour la gestion financière des contrats, introduire les données
- traiter les demandes d'avances et les dossiers de créances
- traiter les demandes d'adaptations budgétaires, établir les annexes aux contrats
En tant que
contrôleur
- contrôler les dépenses de recherche
afin de
- vérifier si les moyens accordés sont utilisés correctement
Exemples de tâches
- contrôler des pièces justificatives
- vérifier si la réglementation et les prescriptions contractuelles sont appliquées correctement
- dépister des problèmes et d'éventuelles erreurs commises dans le dossier
- contrôler la concordance entre les données des Sections Budget et Comptabilité avec ses propres données
En tant que
conseiller
- fournir une réponse aux questions de tiers et des gestionnaires de programmes, et donner des conseils techniques dans les affaires financières et budgétaires
afin de
- faire usage de son expertise et la transmettre
Exemples de tâches
- conseiller les gestionnaires de programmes dans les affaires financières et budgétaires
- informer et conseiller les ayants-droit (p.ex. en ce qui concerne les paiements, etc.)
- donner des avis, formuler une proposition pour des dossiers qui traitent un problème spécifique
- participer à des groupes de travail interne
En tant que
assistent du conseiller
- soutenir le conseiller gestion de contrats sur le plan du contenu et organisationnel
afin de
- permettre un déroulement efficace de l'exécution de ses tâches en vue de la réalisation des objectifs du service
Exemples de tâches
- développer, en collaboration avec le conseiller, des processus/ procédures par rapport à la gestion administrative et financière des programmes de recherche
- prendre les contacts nécessaires auprès des instances concernées tant en interne (les supérieurs hiérarchiques du service financier ou les gestionnaires de programmes) qu'en externe (les institutions universitaires, les centres de recherche) pour assurer l'amélioration et la correcte application des dispositions juridiques et administratives desdits contrats de recherche
- représentation du département relative à la gestion financière générale des programmes de recherche et des contacts avec le directeur (financier) de l'institution de recherche
- rapporter aux supérieurs hiérarchiques du service financier qui décident collégialement de la suite à donner aux diverses positions (portant sur l'application des règles en matière de contrats de recherche)
- personne de contact, ensemble avec le conseiller, dans le cadre des instances de contrôle (Inspection des Finances, Cour des comptes)
En tant que
gestionnaire de connaissances
- se tenir au courant de la jurisprudence, de la législation et des règles budgétaires et comptables, de la législation et de la réglementation sur les marchés publics et les arrêtés ministériels
afin de
- fournir des informations pertinentes et adéquates
Exemples de tâches
- assurer le suivi de la législation et de la réglementation
- suivre l'évolution de l'informatique dans le secteur
- s'autoformer, lire la littérature spécialisée
- participer à des formations spécifiques et des séminaires
- fournir des informations aux personnes concernées
Positionnement
La fonction est dirigée par
le conseiller gestion de contrats
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.