Identificatie van de functie

Functiecode : ISA060

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Aansturen en coördineren van de algemene diensten

teneinde

de interne klanten een kwaliteitsvolle en efficiënte ondersteuning te bieden bij de uitvoering van het strategisch plan van de instelling.

 

Resultaatgebieden

Als

verantwoordelijke operationele diensten

uitwerken en implementeren van het operationeel beleid van de algemene diensten (o.a. economaat, onthaal en telefonie, verzendingsdienst, vervoerdienst, drukkerij, vertaaldienst, cafetaria, beheer en onderhoud van de gebouwen, logistiek, personeelsadministratie)

teneinde

de operationele doelstellingen van de diensten te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• in samenspraak met de directe chef, vertalen van het strategisch en/of operationeel plan van de organisatie naar jaarlijkse actieplannen en werkmethodes voor de algemene diensten

• uittekenen en organiseren van de diensten en de werkprocessen

• ontwikkelen van initiatieven om de efficiëntie en kwaliteit van de algemene diensten te verhogen (bv. uitwerken van processen, systemen en richtlijnen)

• uitwerken van jaarlijkse doelstellingen en actieplannen met de teamchefs

• opstellen en opvolgen van de jaarlijkse begroting en de investeringekredieten van de algemene diensten

 

Als

coördinator

instaan voor het dagelijks beheer van de algemene diensten en voor de afstemming tussen de verschillende activiteiten

teneinde

een efficiënte en continue dienstverlening aan de interne klanten te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• instaan voor het geschikte materiaal en de praktische werkorganisatie van de diensten

• opvolgen en bijsturen van de operationele resultaten aan de hand van bv. beheersinstrumenten en boordtabellen en zorgen voor terugkoppeling naar de betrokkenen (directie, teamchefs)

• coördineren en opvolgen van de diensten in onderaanneming (onderhoud van de gebouwen, verbouwingen, nutsvoorzieningen)

• behandelen van alle briefwisseling inzake het beheer van de algemene diensten (bv. goedkeuring van de facturatie)

• opvolgen van contacten met externe partners (negotiëren van contracten, evalueren en controleren van prijsaanvragen en offertes)

 

Als

leidinggevende

aansturen, motiveren en begeleiden van de teamchefs en hun medewerkers

teneinde

de diensten optimaal te laten functioneren en de prestaties van de medewerkers te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• uitwerken van duidelijke richtlijnen en objectieven voor de teamchefs

• verdelen van de activiteiten en verzorgen van de coördinatie en praktische organisatie

• regelen van alle aangelegenheden m.b.t. het personeelsbeleid

• houden van regelmatige formele en informele vergaderingen met de dienstchefs

• aanwerven van personeel en uitvoeren van periodieke evaluaties

 

Als

adviseur van het management

adviseren van de directie wat betreft de materie van de algemene diensten

teneinde

door een gefundeerd advies de directie in staat te stellen de logistieke middelen van de organisatie optimaal te beheren

 

Voorbeelden van taken

• verschaffen van adviezen en formuleren van voorstellen rond de optimalisatie van de algemene diensten t.a.v. de directie(s)

• deelnemen aan overlegvergaderingen (directieraad, werkvergaderingen, vakbondsoverleg)

• meewerken aan de uitvoering van de verbintenissen die opgenomen zijn in de bestuursovereenkomst

• onderhouden van de relaties met de directeurs van de andere diensten (de interne klanten)

• tijdig informeren van de directie over tussentijdse resultaten en knelpunten

 

Als

coach

instaan voor de overdracht van kennis binnen de dienst en voor de opvolging en ontwikkeling van de medewerkers

teneinde

de deskundigheid en autonomie van de teamchefs en de medewerkers te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• doorgeven van de kennis over de materie, de methodes en de processen

• verschaffen van advies en feedback aan de medewerkers

• toezien op een goede opleiding en training on-the-job van de nieuwe medewerkers

• opvolgen van opleidingsnoden en -aanvragen

 

Als

expert

toezien op of zelf behandelen van complexe technische dossiers binnen het eigen expertisedomein

teneinde

specifieke opdrachten te realiseren volgens de geldende richtlijnen en/of reglementering

 

Voorbeelden van taken

• leiden van specifieke technische en niet-technische opdrachten van a tot z, al dan niet op een projectmatige manier

• toezien op of het zelf bestuderen van complexe dossiers

• toezien op een correcte en uniforme toepassing van de reglementering of de procedures binnen het eigen expertisedomein (bv. de wet op de overheidsopdrachten in het kader van uitbestedingen en aanbestedingen)

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de algemeen directeur van de instelling, de bestuursdirecteur (N-1) of een gelijkwaardige functie va

 

De functie leidt : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.