Identificatie van de functie

Functiecode : DBB019

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Thematische experten

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Het vergemakkelijken, ondersteunen, verspreiden en volgen van de instemming met en het geschikt maken van de nieuwe beheerscultuur door voorstellen te doen, en de FOD's te leiden, te sturen, bij te staan, te helpen, te adviseren, te ondersteunen, te stimuleren en aan te moedigen om de bestaande, reeds ontwikkelde en nieuwe projecten, in hun organisatie (overheidsdienst of publieke instelling) op de hierna vermelde domeinen, te verbeteren en/of ingang te doen vinden en ze tot een goed einde te brengen

teneinde

een intern controle- en auditsysteem te realiseren dat de nodige kwaliteit aanbiedt om de verschillende processen van de FOD of het directoraat-generaal te kunnen opvolgen (via duidelijke doelstellingen, processen, projecten, KPI (Key Performance Indicators), indicatoren) en, op basis van een goede interne (naar de medewerkers) en externe communicatie (naar de bevoegde ministers, de minister van Begroting, de ministerraad, de Inspectie van Financiën, het Rekenhof, de E.U. en de OESO (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling) en andere externe toezichthouders (zoals revisoren)), te voldoen aan de 3 E's (doeltreffendheid, doel-matigheid en zuinigheid).

 

Het uitbouwen van een expertisecentrum voor het onderzoek, de opmaak en ontwikkeling van methodes, normen en technieken inzake begroting, interne controle, beheerscontrole, kwaliteitstoezicht en op het vlak van de evaluatie (ex ante en ex post)

teneinde

ervoor te zorgen dat de betrokken voorzitters van de verschillende FOD's samen met hun directiecomité grotere zelfstandigheid zouden kunnen krijgen met betrekking tot het beheer van hun begroting en dit op basis van een beter inzicht in en een beter zicht op de werking van hun FOD, zowel op het operationele als op het budgettaire vlak, alsook dat de uitgebouwde interne controle, beheerscontrole en audit door de bevoegde Europese instellingen en organisaties erkend zouden worden.

 

Resultaatgebieden

Als

deskundige/specialist

het evalueren, onderzoeken, opmaken, voorstellen, analyseren, promoten en adviseren m.b.t. operationele en budgettaire elementen over interne controle, beheerscontrole, kwaliteitscontrole en audits

teneinde

het toezicht, de controle, de kwaliteit, het overzicht, de opvolging en de communicatie m.b.t. de verschillende processen (budgettair en operationeel) binnen de betrokken federale overheidsdienst, POD (Programmatorische overheidsdienst), directoraat-generaal of andere publieke instelling te ontwikkelen, te verbeteren en te optimaliseren.

 

Voorbeelden van taken

• Het bestuderen van managementplannen, doelstellingen, processen en procedures van specifieke FOD's, POD's of directoraten-generaal: voorstellen doen om duidelijke, compacte, goed omlijnde en verstaanbare doelstellingen te formuleren

• Het aanbrengen van methodes, technieken, voorbeelden van andere privé- of publieke instellingen om een oplossing te bieden voor de betrokken FOD, inclusief het uitwerken en ontwikkelen van instrumenten, modellen, boordtabellen en ratio's die de interne controle, de beheerscontrole, het toezicht op de kwaliteit en de evaluatie moeten helpen verbeteren.

• Helpen bij en het aanmoedigen van het aanwijzen van ‘verantwoordelijken’ voor de verschillende taken die moeten voldoen aan functiescheiding, duidelijke toewijzing, duidelijke normen en hoe deze zullen gemeten worden; het verbeteren, onderrichten en uitwerken van minimale normen die dienen nageleefd te worden.

• Het aansturen, vormen, onderrichten, aanreiken van en verwijzen naar instrumenten die kunnen helpen bij het in kaart brengen van informatiestromen, geldstromen, communicatie binnen hun organisatie of deelorganisatie.

• Rapporteren, informeren over FOD-overschrijdende gegevens, tendensen of elementen die de FOD's, POD's en instellingen attent moeten maken op de budgettaire impact van bepaalde elementen.

 

Als

extern raadgever/adviseur

het geven van advies, het verzorgen van verslaggeving, informatie en communicatie, het doorlichten en onderzoeken m.b.t. de ontwikkelingen die gerealiseerd zijn of opgestart worden op het vlak van het functioneren (operationeel en budgettair) van de overheidsorganisaties (en publieke instellingen) alsook m.b.t. de verantwoording van het doeltreffend, doelmatig en zuinig gebruik van de hun toegewezen overheidsmiddelen

teneinde

de nodige elementen te kunnen aanbrengen aan de externen van de organisatie betreffende de vastgelegde doelstellingen, op basis van welke indicatoren deze zullen gemeten en opgevolgd worden alsook de aanwending van de toegewezen middelen overeenkomstig de 3 E's (doeltreffendheid, doelmatigheid en zuinigheid) om zo mee te helpen om een correct zicht te geven op de ontwikkelingen binnen de federale overheden met betrekking tot de opbouw van interne controlesystemen, beheerssystemen, interne beheersing en interne auditdiensten binnen de Belgische overheidsdiensten. Dit dient het imago van de FOD's en POD's op een zo positief en correct mogelijke wijze naar buiten te brengen.

 

Voorbeelden van taken

• Deelnemen aan internationale fora binnen Europa in het kader van de interne controle, de beheerscontrole, de risicobeheersing, de kwaliteitscontrole, de audit en andere gebieden die er nauw bij betrokken zijn, inclusief verslaggeving aan het Rekenhof, het Parlement, de ministerraad en Europese instellingen over het niveau van de ontwikkelingen, van de opzet en de werking van de controle-instrumenten.

• Communiceren over de verschillende ontwikkelingen binnen de verschillende FOD's en POD's met betrekking tot de interne beheersing, de toezichtsinstrumenten en de invoering van een interne audit.

• Het analyseren van bestaande ontwikkelingen m.b.t. de vastlegging van de doelstellingen, de risico-inschatting, de omschrijving van de procedures en hoe hun kredieten (Belgische en Europese) worden aangewend overeenkomstig de 3 E's binnen de verschillende projecten.

• Het opstellen, in onderling overleg, eventueel met externe organisaties, van evaluatierapporten over de ontwikkelingen binnen de federale overheidsdiensten m.b.t. de organisatie en de invoering van een adequaat intern beheerssysteem (I.C.) dat kadert binnen het door het management en door de betrokken minister afgebakend beleid en de toegewezen financiële en menselijke middelen zo optimaal mogelijk aanwenden voor projecten die kaderen binnen de Belgische en Europese regelgeving en initiatieven.

• Het uitbouwen en onderhouden van netwerken met ambtenaren uit andere landen binnen Europa om nieuwe ideeën, ervaringen en initiatieven die bruikbaar kunnen zijn voor de Belgische federale overheidsdiensten te leren kennen en te ontwikkelen.

 

Als

projectleider

op eigen initiatief of op aanvraag van een bepaalde overheidsdienst instaan voor de leiding, de organisatie en het in goede banen leiden van nieuwe projecten die betrekking hebben op het helpen verhogen en/of het verbeteren van het toezicht, de kwaliteit, de interne controle, de beheerscontrole en de risicocontrole op budgettaire en operationele processen

teneinde

instrumenten, gegevens, een methode, een cursus, informatie, normen, procedures of andere verbeteringen te kunnen aanbieden aan de initiatiefnemers van het vooropgestelde project. Dit alles om ervoor te zorgen dat men zou kunnen bijdragen aan een beter zicht op de risico's, betrouwbaarheid, correctheid en volledigheid van de informatie, kwaliteitsniveau’s en kwaliteitsnormen, beheerscontroles (budgettair en operationeel), communicatie en bestaande procedures en processen van de organisatie.

 

Voorbeelden van taken

• Het samenbrengen van de verschillende verantwoordelijken binnen de verschillende federale overheidsdiensten, ministeries of andere openbare instellingen die werkzaam zijn op een specifiek punt binnen hun organisatie en op vraag van een mandaathouder een projectgroep opstarten die hen dient te helpen bij het effenen van de weg of initiatieven dient te nemen m.b.t. bepaalde voorbereidingen tot het uitwerken van ontwerpen van een wet of KB met betrekking tot het toezicht op hun organisatie, hun processen, de werking en de 3 E’s (zijnde de doeltreffendheid, doelmatigheid en zuinigheid).

• Het zoeken en aanbrengen van "goede praktijken” naar de deelnemers toe van binnen de publieke sector en het zoeken naar een consensus over bepaalde normen die dienen gerealiseerd te worden binnen elke organisatie met betrekking tot het financiële toezicht.

• Met bepaalde projectgroepen een bezoek afleggen bij specifieke diensten die zich bezig houden met de hierboven vermelde problematiek om hen ter plaatse de werking of de instrumenten te tonen die eventueel nuttig zouden kunnen zijn binnen hun organisaties.

• Het opstellen van projectfiches met een duidelijke afbakening van de projecten, de vooropgestelde resultaten die men zou wensen te realiseren en hierbij aansluitend een verantwoordelijke aanstellen.

• Het aanmoedigen, het voorbereiden van de werksessies, het organiseren, het aanbrengen van instrumenten, het zoeken naar een consensus, het opmaken van verslagen van de vergaderingen die plaatsvonden en het verslag opmaken van de verkregen resultaten door middel van het opmaken van rapporten met eventueel aanbevelingen voor de leidinggevenden van de betreffende overheidsdiensten of voor de projectmedewerkers of een specifieke groep van verantwoordelijken (bv. het forum van de stafdirecteuren B&B (budget en beheerscontrole)).

 

Als

coach

het aanmoedigen, ondersteunen en aanwijzen van methodes, instrumenten, systemen en normen aan leidinggevenden van de organisatie of aan leidinggevenden die binnen een organisatie zijn aangesteld (door de wet, door de minister of door hun hiërachisch meerdere)

teneinde

toezicht te krijgen op de organisatie en haar werking, haar doelstellingen en haar realisaties, het efficiënt gebruik van middelen, de kwaliteit van de gegevens en de diensten naar de klanten en aandeelhouders toe.

 

Voorbeelden van taken

• Het helpen van de leidinggevenden bij het verduidelijken van hun doelstellingen. Hen wijzen op de noodzaak van het stellen van prioriteiten en het duidelijk afbakenen van de verantwoordelijkheden binnen hun organisatie en tot slot hen helpen hun prestaties en resultaten duidelijk te bepalen rekening houdend met hun stakeholders.

• Het informeren, helpen en vormen van (groepen) mensen die betrokken zullen zijn bij het correct vaststellen van de doelstellingen, processen, risico's en resultaatgebieden m.b.t. hun specifieke organisatie.

• Wijzen op mogelijke onvolkomenheden en problemen. Hen in contact brengen met collega's van andere organisaties om informatie uit te wisselen. Hen ook inlichten over eventuele nieuwe ontwikkelingen die zich voordoen op nationaal of internationaal vlak op het gebied van beheerssystemen, kwaliteitsnormen, auditnormen, enz.

• Begeleiden bij en aandacht vestigen op bepaalde wettelijke (nationale en/of regionale en/of Europese) verplichtingen waaraan leidinggevenden binnen bepaalde tijdspannes dienen te beantwoorden.

• Het aanbrengen van voorbeelden op het vlak van rapportage naar Belgische en Europese instellingen toe met betrekking tot de door België ingenomen standpunten.

 

Als

intern raadgever/adviseur

het aanbrengen van aanbevelingen, suggesties, adviezen, voorstellen, het bijdragen van gegevens, methoden, tips, hindernissen, documentatie en aandachtspunten aan de verschillende voorzitters van de FOD's (verticaal en horizontaal) alsook aan de andere mandaathouders zoals de stafdirecteurs Budget & Beheerscontrole die dienen als rechtstreeks raadgever naar hun voorzitter en het directiecomité toe met betrekking tot de ontwikkelingen binnen de organisatie op het vlak van de interne controle, de beheerscontrole en de interne audit en ook aan de voorzitters van de verschillende POD’s, het ministerie van Landsverdediging en andere parastatale instellingen. Daarnaast is er ook zeer nauw contact met de mensen van het Rekenhof en de beleidscel van de FOD Budget & Beheerscontrole, alsook met de verantwoordelijken van de kanselarij, de FOD P&O (Personeel en Organisatie) en Fedict (Federale Overheidsdienst Informatie- en communicatietechnologie) die allemaal ook deel uitmaken van de Shared Services (horizontale FOD’s)

teneinde

binnen de verschillende Belgische federale instellingen een intern controlesysteem, een beheerssysteem en een interne audit op te bouwen die voldoen aan de internationale normen met betrekking tot deze materies en die zodoende aan het directiecomité onder leiding van de voorzitter, aan de Inspecteur van Financiën en aan het Rekenhof de nodige zekerheden moet kunnen aanbieden en verzekeren m.b.t. de geleverde budgettaire elementen inzake correctheid, volledigheid, betrouwbaarheid en juistheid. Deze moeten ook een duidelijk zicht geven opdat de betrokken organisaties op een efficiënte, effectieve en zuinige manier geleid worden en “onder controle” zijn en opdat zij dan zouden kunnen overgaan naar een controle ex post in plaats van de huidige controle ex ante.

 

Voorbeelden van taken

• Het uitbouwen van een netwerk en forum met de verschillende mandaathouders, in het bijzonder met de stafdirecteurs B&B, die dienen in te staan voor de opvolging van de interne controle en beheerscontrole binnen hun organisatie, inclusief advies geven over strategische en beleidskundige vraagstukken in de overheidssector. Het helpen evalueren van de positieve en negatieve effecten van beheerssystemen en de relatie tussen management, controle en strategievorming.

• Het aanbieden van antwoorden met betrekking tot sturingsvraagstukken binnen afzonderlijke instellingen van de overheidssector en adviezen geven op het vlak van de inrichting van een planning- en controlecyclus, managementverslaggeving, interne budgettering, analytische verwerking van financiële gegevens. Het aanreiken en mee helpen creëren van controle-instrumenten, kwaliteitsmodellen, operationele en prestatie-audits.

• De mandaathouders ervoor warm maken dat de cultuur binnen hun organisaties dient te veranderen, dat deze meer en meer moet gaan naar een vorm van autocontrole opdat zij meer zelfstandigheid zouden kunnen krijgen over het beheer van hun middelen en hen vorming geven over de noodzaak en de mogelijke middelen, instrumenten en methoden die bestaan om een goed werkend intern controlesysteem te realiseren.

• Het bijstaan van het Rekenhof, als toezichthouder voor het Parlement, bij het bijeenbrengen van informatie met betrekking tot de bestaande en in ontwikkeling zijnde projecten binnen de verschillende federale overheidsdiensten met betrekking tot de interne controle, de beheerscontrole en het opstarten van interne audits.

• Het helpen van het interfederaal korps van de Inspectie van Financiën bij het bewustwordingsproces van de leidinggevenden van de verschillende organisaties dat er slechts kan overgegaan worden naar een gehele of gedeeltelijke controle ex post in de plaats van de huidige controle ex ante indien de voorgelegde gegevens voldoende betrouwbaar, volledig en correct zijn en indien de verschillende processen zowel budgettair als operationeel volledig onder controle zijn.

 

Als

beleidsadviseur

het aanbrengen en informeren van en het adviseren over de algemene aspecten van het functioneren van de overheidssector met als centraal aandachtspunt het goed beheer van de schaarse middelen. Helpen bij de strategie en het beheer van het financieel beleid in de overheidssector. De relaties tussen overheidsdiensten in de overheidssector en de besturingsmiddelen en strategieën van overheidsorganisaties helpen optimaliseren. Helpen een op elkaar afgestemd beeld te geven naar de Europese instellingen toe met betrekking tot interne beheersing, interne controle en audit

teneinde

het imago van de Belgische administratieve publieke instellingen zo positief mogelijk over te brengen naar de verschillende Europese organisaties en hun instellingen; alsook om een gecoördineerde werking te verkrijgen binnen de verschillende overheidsinstellingen die op deze manier de wensen en verlangens van de burgers en het parlement op een zo doeltreffend, doelmatig en zuinig mogelijke wijze trachten te realiseren.

 

Voorbeelden van taken

• Het verschaffen van informatie over de algemene economische aspecten van het functioneren van de overheidssector, het omgaan met schaarse overheidsmiddelen, het opvolgen van de begrotingskredieten en het helpen bij de verslaggeving.

• Het geven van adviezen over de wetgeving en regelgeving met betrekking tot de realisaties op het gebied van de beheerscontrole, de interne controle, de managementverslaggeving, de budgettering, het opzetten en ontwikkelen van kwaliteits- en operationele modellen.

• België vertegenwoordigen op Europese bijeenkomsten die betrekking hebben op interne controle, beheerscontrole, audit, kwaliteitscontroles, en dit zowel op budgettair als operationeel vlak.

• Het verzamelen en ordenen van de verschillende analytische componenten die door de verschillende FOD’s worden aangebracht (cf. FEDCOM, zijnde het nieuw systeem dat ontwikkeld zal worden voor het beheer van de federale comptabiliteit).

• Het bijstaan van de minister van Begroting bij parlementaire commissies waarbij deze een antwoord dient te geven dat betrekking heeft op het toezicht, de controle, het beheer en de audit van de federale overheidsdiensten.

 

Als

ontwikkelaar

het ontwikkelen, uitwerken, realiseren, vormen, verwezenlijken en bewerkstelligen van nieuwe of aangepaste methodes, systemen en kengetallen m.b.t. de interne controle, de beheerscontrole, de kwaliteitscontrole, de risico-inschatting en de meting van elementen van de organisatie

teneinde

de federale overheidsdiensten, ministeries of andere publieke instellingen meer op maat gemaakte of aan hun specifieke eisen aangepaste instrumenten te kunnen aanbieden die hen in staat moeten stellen een beter zicht op en inzicht te krijgen in hun organisatie en de werking binnen hun organisaties

 

Voorbeelden van taken

• Het aanpassen van in het buitenland, zowel in de privé-sector als in de openbare sector, ontwikkelde systemen, instrumenten en methoden voor gebruik door bepaalde Belgische publieke instellingen.

• Het aanpassen van bepaalde normen die van toepassing zijn binnen de financiële sector aan de behoeften en noden van de Belgische publieke sector waar men op federaal niveau nog niet is overgeschakeld naar een dubbelboekhoudsysteem.

• Het helpen ontwikkelen van de wetgeving of regelgeving (ontwerpen van koninklijk besluit, circulaires, aanbevelingen, enz.) met betrekking tot budgettaire en operationele opvolging van de publieke organisaties.

• Het ontwikkelen van specifieke templates die de leidinggevenden van de verschillende organisaties moeten helpen hun doelstellingen duidelijk te verwoorden, prioriteiten te stellen en te linken met hun specifieke processen.

• Helpen bij het ontwikkelen van specifieke boordtabellen die het management de nodige instrumenten moeten geven om hun organisatie onder controle te houden, alsook aan de toezichthouders (de inspectie van Financiën, het Rekenhof, de Europese Commssie) instrumenten aanreiken die hen duidelijkheid verschaffen over de werking van de volledige organisatie en de betrouwbaarheid van de specifieke resultaten.

 

Als

onderzoeker

het analyseren, opzoeken, vergelijken, bestuderen, berekenen, onderzoeken van en verslag uitbrengen over bestaande, in ontwikkeling of in opbouw zijnde systemen, modellen, kengetallen, ratio’s, wetgeving en instrumenten

teneinde

antwoorden, adviezen, schema’s, instrumenten, modellen te kunnen aanbieden die nuttig kunnen zijn voor de strategische en beleidskundige vraagstukken in de verschillende overheidssectoren, besturingsmodellen voor overheidsorganisaties, budgetterings-technieken en kengetallen die van nut kunnen zijn bij het opzetten en de werking van interne controle-instrumenten, kwaliteitsmodellen, operationele en prestatieaudits.

 

Voorbeelden van taken

• Het opzoeken en bestuderen van bestaande technieken, systemen, modellen, kengetallen die door buitenlandse publieke en privé-organisaties gebruikt worden alsook het aanpassen van internationale normen om ze toepasselijk te maken voor de specifieke organisatie of deelorganisatie van de FOD.

• Het vergelijken van de verschillende resultaten bekomen met bepaalde ratio’s bij verschillende organisaties en het evalueren van de gevolgen van bepaalde veranderingen zowel op het operationele als het budgettaire vlak en hun invloed op de kwaliteit van het werk.

• Helpen zoeken naar en het detecteren van de bestaande risico’s voor een organisatie of een type van specifieke processen op een correcte en objectieve manier.

• Het helpen ontwikkelen van de juiste ratio’s (meetinstrumenten) voor het toezicht op en de controle van de geleverde prestaties of de verkregen inputs in bepaalde processen. Hierbij worden ook minimumnormen vooropgesteld voor bepaalde specifieke processen.

• Het nagaan van de correctheid, betrouwbaarheid, volledigheid en frequentie van bepaalde noodzakelijke gegevens waarop beslissingen steunen.

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de expert management support en de voorzitter van de FOD B&B

geeft functioneel leiding aan niveau' s A

 

De functie leidt : 1-10 medewerkers van Niveau B

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.